實踐一日Sprint的個人看板

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實踐一日 Sprint 的個人看板(一個人的敏捷開發)

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【待辦事項】

你的生活應該包含一大堆任務(或許你喜歡用工作、事務或是想做的事，任務這二個字只是我習慣的用詞，因為乍聽起來有Tom Cruise的味道)，眾多的任務裡有你喜歡會主動去做的任務，也有你不喜歡或是被其他人要求要做的事，或是被強迫去做的事(不用驚訝! 在真實的生活裡，我們大部分時間都是為別人在生活的)，不管你有多少任務要做，維持一個看起來井然有序的待辦事項是一件很棒的事。千萬不要放任它一直長大，請適當的給它設限，超過的時候就刪掉吧! 常常要去想一想；一直放在清單最下面的任務，它為什麼會一直擺在底部呢? 考慮一下，在下一個新增項目出現時，把它刪除吧!

50 是我的設限，通常不會真正去算它，但一般我只會關注最前面的任務，後段的任務就很少去注意它了， 數目只是一個拿來提醒自己用的數字而已。(註，請參考单核工作法图解，第1章削減待辦任務裡的集草器清單小節)

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【Ready】

一日之計在於晨! 在你開始一天的工作之初，先客觀的把最重要的5件任務放進《5件事清單裡》，我的習慣是在前一天晚上睡覺以前就先放好了，這是習慣它可以讓我睡得更好，有時候夢裡我已經想好第一件任務該怎麼去做了! 養成這種習慣還能讓自己不會賴床。但到次日的早上再去做決定好像更敏捷些!

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【Doing】

把全景鬧鐘設好，進入「專注模式」開始衝刺今天第一個任務。養成一些好習慣讓周遭的夥伴都知道你正進入全力專注的工作模式，鄰居們會盡量想辦法減少打擾、甚至能自動降低噪音，減少受到別人可以干擾到你的機會。

鬧鐘響了! 立刻切換成「全景模式」，如果對上一個工作意猶未盡怎麼辦?剛剛的工作還沒有告一段落很想繼續把它完成，但鬧鐘響了，該停下來嗎? 不急；先吐一口氣，鬆一鬆雙肩，盡量客觀的看一下所有的工作，如果你覺得該繼續把手頭的任務完成，就在把全景鬧鐘設好，重新進入專注模式再開始你的衝刺作業。全景鬧鐘只是提醒你該審視一下手頭的任務了，並沒有要強迫你進入下一個任務的意思。只有一條規則，就只是要提醒你「重要的工作先做」。

 

專注模式的上限設定 = 2，為什麼?

這是為了避免因為發生另一個突發的工作在全景模式時發現比目前手頭上的工作更重要，造成我們發生一再更換工作，而一再放棄手頭正在做的工作，所以把上限設定成二，只容許有一次更換的機會(除非你把手頭上的任務完成)，當再次有這種現象發生時就會被WIP的上限約束住了，所以設定成 2，當然你也可以視自己的工作特性去調整。

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【檢核】

自我評比；目的是替自己做好風險管理，同時確認學到了些什麼。要落實經驗的好方法便是回顧了，而回顧就必須區分做得好的跟不好的地方，不好的就要設法去改善它，好的就要維持或是去放大它。

這個欄位裡有一個很重要的地方就是它有一個「等待」的次欄位。我經常會望著它嘆息，但這就是真正的人生，在生活裡有太多需要你去等待的東西了，甚至你可以把它想成是一種非同步的狀態處裡，因為事情總有會不按照你的預期就發生或結束的，真實的世界裡有太多東西需要去等待了。就好比你用信用卡簽帳，扣款是不會立即發生的，勢必要在等待一段時間後才會發生，但有時你需要提醒自己，時時提醒自己還有一筆債務要償還。這個時候就可以把完成了的任務放入等待的欄位裡，然後標記一下時間做一點註解，讓自己能夠很容易在一眼之下就可以回顧到真實的狀態。這便是等待欄位的責任，它尤其適合用來對付那些自己無法控制的事情。這些便是任務的意外風險了。

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【完成】

》什麼時候最適合拿來檢討一天工作下來的成果?

這個時間點是最適合把已經完成的工作在拿出來審視一下的時刻，再做一次最後的回顧，而完成這個欄位便是負責收集已經做完成任務的地方，我們在清除它之前勢必要檢討一下做完這件任務之後的心得，然後便可以把它們放到信裡頭(記得要運用信件的抬頭來註明裡面是放置一些剛剛完成的任務項目)然後直接寄給自己。目的是讓自己在收到信件時進行最後一次的審視。如果有未完成的地方，就記錄下來隨後再回信給自己，運用這種「來回傳遞信件」的方式來提醒自己還有未完成的任務。

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生活應該是多焦點的

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配合你的生命歷程圖，規劃出屬於你的生活故事地圖

 

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註:

不要急著去找尋合適的工具程式，就先拿隨手可得的數位工具來用，先run run 看，有一點心得之後才好做評估。我用了 Trello 又換成 Kanbanflow 二個軟體都OK!

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實行個人看板前該做的事

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畫一張生命歷程圖，反思自己的過往。

–          如果我可以重活一次

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A 先生的生命歷程圖示(起始點是大學畢業)

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生命歷程圖

找一個具有意義的起始點，在時間(橫軸)的流程上，向上點一點是得意的高度，向下點是失意的程度，讓人生如意與失意的重大時刻顯現在時間的畫布上，目的是讓自己能夠回顧那些對自己重要的關鍵時刻，這叫做反思人生（註1. 引導反思)，目的是樹立自己的人生價值觀(請参考scrum的價值觀）。

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在你邁向未來之前，先回顧一下過去，讓反思教你未來該如何走下去。

–     樹立個人的價值觀

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一張用五分鐘可以畫完的圖示，描述著你一生中對自己最重大的事件，或許喝著咖啡，或畫在餐巾紙上頭，思考一下、點一點、畫一下，卻對自己的人生有著無比重大的反思效益。

當你畫完生命歷程圖之後，記得挑一個最得意的時刻，設法一再複製他。挑一個最失意的時刻，想法子改正他。這就對了!

 

繪製「生命歷程圖」的步驟：

 

步驟一、先Listing那些有意義的事件，給它一個好名稱（好的命名可以減少我們重畫的次數）。

步驟二、開始把它們依照時間先後排序一下。

步驟三、依照它所給你的感受點在畫布上，越得意的點在越高的地方，越是失意的點在時間軸下方越低的地方，盡可能忠於自己的感受，不要去顧慮別人怎麼看它。要認清生活是自己要面對的。

步驟四、用藍筆把幾個得意的地方圈起來，圈得越多你會覺得人生越美好。用紅筆把失意的地方圈起來，可以想見，圈得越少，人生越好過。

步驟五、坐下來喝杯咖啡，想想自己的人生要怎麼過吧！

（其實施行個人看板時，你又會發現自己其實都是在為別人過生活的，但這是很正常的，無需訝異！這就是人生，我們會為自己在意的人及所愛的人而活，天經地義。）

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一個人的獲利模式

Business Model You (註2.) 是由 Tim Clark, Alexander & Yves Pigneur 所合寫的務實生涯規劃名著。書中用一張填寫的九宮格的表，來幫助你思考，找到工作的意義與方向。他的出發點正是典型的敏捷思維(Agile Thinking)。強調「環境在變，你也要跟著變」。

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個人商業模式畫布Personal Business Model Canvas

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這是實行個人看板前的絕佳分析圖示，正是所謂的畫一張屬於自己的商業模式圖，試著看清楚個人的利弊得失，再運用自己的價值觀規劃接下來該怎麼過日子，對自己是最有意義的。

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它的標題是: 「填好這張圖，你就是自己人生的 CEO!」

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《來吧！我們來填填看》

 

》個人商業模式圖要填寫的第一個欄位是「關鍵合作夥伴」，它所指的是「誰能幫你? 」是指你可以獲得那些專家、達人的協助。他們會協助你完成工作，給你建議或提供你完成工作的資源。他們可能是你的同事或導師甚至是家人。

》「你做哪些事」也就是關鍵活動。想想你在工作時經常要做的工作，這在看板上頭有清楚的記載，而它們的比例就可以反映出你花在工作上的時間的多寡。它實際上是跟著關鍵資源的，也就是下面的欄位。

》「關鍵資源」: 就是「你是誰及你擁有什麼?」這裡指的是你的興趣、才能或技能還有你的知識、經驗以及人脈，包含那些有形及無形的資源。

》「成本結構」: 指的是在生活中「你要付出什麼?」 也就是為了工作所付出的時間，或是為了家庭生活所購買的汽車或房子等等。

》「收入與好處」:「你會獲得什麼?」 包含薪資、獎金 或是福利等等，還有一些非實質性的東西，例如: 成就感、滿意度或是收稱讚等等。這是看板上經常看不到的東西。

》「價值主張」:「你如何幫助顧客?」這裡指的是你工作上的價值。或是能為他人所提供的有價值的服務。

》「顧客關係」:「你如何與顧客互動?」這裡所指的是你與顧客之間的互動方式，是面對面還是透過email或其他方式。

》「通路」: 指的是「別人是怎樣知道你的?」以及你透過何種方式提供服務。

》「目標客層」: 指的是「那些你要幫助的人」。包括公司(你的薪支來源)，及那些看不見酬勞的工作。

 

《填完後，可能長成這個樣子，是不是很像看板?!》

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(取材自 http://www.tuzei8.com/business-model/index.html)

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實行個人看板前該做的事

先知道自己要的是什麼? 先確立自己的價值觀，你想要什麼。回顧過往然後自我檢討是一種確立個人價值觀的重要步驟，反思在那些對我們很重要的人生轉戾點上頭自己是怎麼去應對的，想想是否可以再改善一下，或許人生就會有完全不同的風貌，也就是再給我一次機會，你會怎麼做呢!

 

許多想要改善自己的人士，嘗試了運用個人看板來改善自己的效能。但實行沒多久就放棄了。或許你會怪罪給恆心或是毅力不足的緣故，但實質上是「焦點」的問題，因為失去焦點而無法持續才是主因，因此在施行個人看板之前先弄清楚自己，試著填寫上面那張九宮格，弄清楚自己要的是什麼，然後就可以按部就班的紀錄下來自己的生活與工作事項，再回過頭來看著這些紀錄，自然能夠若有所悟。感謝下面這二本好書，好的作者與精采的翻譯，值得閱讀。

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《一個人的獲利模式》 Business Model You

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註1. 《引導反思》

參考自吳兆田先生的《引導反思:的第一本書》，學習如何學習，打通學習與改變的任督二脈。

 

註2. 《一個人的獲利模式》 Business Model You

作者: Tim Clark, Alexander & Yves Pigneur， 它能幫助你思考，找到工作的意義和方向。

 

註 3. 個人商業模式的範本 (Pdf檔，可以在這裡取得)

一張範本:

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將 To Do List 轉換成 Personal Kanban

這一段影片是用來補充書本裏頭 第五章 個人看板 所缺少的動態資料演示。

(書: 精實開發與看板方法)

《 將 To Do List 轉換成  Personal Kanban 》的影片。

【 展示環境 】

• 採用 Windows 10 的 Windows Edge 瀏覽器，呼叫純 Web Application 的免費軟體  www.Kanbanflow.com 作展示。

• 將影片放在 Youtube 上頭。

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【 內容說明 】

一個針對傳統的 To Do List 如何轉換成「個人看板」的簡單展示。

首先；對 To Do List的工作進行分類(加入顏色區分)，接著進行排序，然後設定今日工作的範圍，然後是；開始一步一步展開成個人看板的基本步驟說明，歡迎大家參考。

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To Do List 缺少了什麼?

以條列式的表格方式來顯示資料，好處是可以顯示很多資料，但缺點是沒有重點、無法聚焦。也就是找不到重點的意思。所以我們用新增一個「今日工作」的欄位來造成聚焦的效果。同時它讓我們可以更清楚各種工作在我們生活中的比重。這種顯示出生活重心的做法相當有意義。

例如: 在專案開始之初；我們必須要在對專案的專注上多投入一些關懷，所以在一天的規劃裡便可以刻意的多投入一些工時在處理公司的工作上，這種做法讓我們避免因為習慣而忽略了真正的重點。(影片裡我將日常生活已 3:7 的比例，習慣性的將公司的工作以不到一半的比例來執行工作，但在專案之初，我會建議你多選擇幾個工作，以 5:7 或更高的比例來渡過專案一開始的不穩定期，會比較明智些。)

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「今日工作」欄位

這個欄位就好比預備欄位。他表現出來的是我們對一天的安排，也就是我們對一天的計畫，影片中我拉入了7個工作項目，保留了三個額度，這三個刻意保留的項目是用來處理突發的干擾所做的保留。這一點在生活裡是最常見的事情了，例如臨時的會議或是較長的電話討論、Email撰寫…等等事件都會吃去我們不少工作時間，因此做了保留。

它顯示了我們對一個工作天的期待，其實也就是規劃了今天我想要達成什麼樣的目標! 是我們回應生活、工作的一種事前計畫。通常我們會在前一個晚上擬定好這個計畫或是上床睡覺之前做好計畫，以便第二天可以順利進行。一般而言就是我們預期了一天最高的產能。同時它使我能夠清楚的看到即將開始的一天裡我想做些甚麼?跟即將會以什麼樣的方式來度過這一天。老實說；干擾總是以我們計畫之外的姿態到來。所以到了晚上，也就是一天要過完時的回顧便可以拿來細細回味了。它可以讓我們看見自己的生活，然後便於改善的生活方式，是很值得用心的地方。

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更接近真實世界的「等待欄位」

提升效能是我們控制流程的最大目的。而半成品WIP則是效能的最大傷害。在團隊進行開發工作時，不斷的進行消耗工時成本的溝通的目的，就是要促使團隊在協作時進行得更順暢，擁有更少的彼此等待的時間浪費。但是，在我實行個人看板時卻驚訝的發現，在生活上竟然處處都是你等我，我等你的事情，這種事由網路訂貨一直到衣物送洗等等，都無時無刻不在發生等待的事件。因此適當的在個人看板上加入「等待欄位」是絕對必要的。雖然你加了這個欄位，但實質上還是要等待，唯一不同的是你可以自行來設限正常的等待時間了，對那些不能控制的事情，進行設定規則性的限制，這是拿來做改善的 一種依據，讓自己有所遵循又有機會改正過來的依據，相當值得嘗試。

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展示內容由於時間的關係，說明的快了些，也跳過一些我上課時的細部說明。但這畢竟是個人看板，怎麼發揮就完全見仁見智了，好壞不在一時之間，只要記得《持續改善》就可以了。

(再囉嗦一下，Jim Benson 的個人看板所指的是包含且適用在小的軟體開發團隊在內的軟體看板)。

個人看板:滑手機的綠色思維

如何做好個人的時間管理呢!，要勤於滑手機；並在滑手機的時後進行「個人看板」的更新行為。

台北捷運候車時的低頭滑手機盛況

在採用個人看板做時間管理時，你經常會出現一個問題，就是不知道更新個人看板的時機。我個人的習慣是早、晚更新，有時是空閒的時候不經意的更新。這要看你的環境及個人配備和採用甚麼App。(Youtube 上的一段影片)

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睡前的沉思時刻

這是我最喜歡更新個人看板的時機，也是我幾乎不會忘記的時刻，做久了你會覺得這是一種享受。 一整天的收穫讓我帶著他們入夢吧!這是事事順心的時候，免不了會有不順利的時候，(擔心的時候)這個時候我會更用心地看他；還是來仔細的審視一下那裡還有機會出紕漏。哈哈!久而久之，不看是不能入眠的(記得要調整好床頭看書的角度)。

有空就進行的審視行為 — 滑手機

看板是一種即時性的系統JIT: Just In Time，完全符合隨時隨地性的更新行為。老實說:「它是滑手機的最佳時機」。在看板上面有空缺欄位出現的時候才能進行新的做業，這是拉動系統的一種特色。不會讓工作變得凌亂無序，適合那種缺少管理的理性思維的人來採用它。而且它的效益無限，個人看板能讓你做些什麼? 為什麼它值得你用滑手機的時間來做它呢? 細說如下: 透過個人看板的運作，你能看到:

• 你想要的是什麼? (What you want).
• 你做了些什麼? (What you do).
• 你是怎麼做到的? (How you do it).
• 你跟誰一起做的. (Who you do it with). 
• 這段時間，你完成了些什麼. (What you complete).
•  那些是你尚未完成的? (What you leave unfinished).
• 你做事情的速度如何? (How quickly you do things).
•  是什麼原因造成你的瓶頸? (What causes your bottlenecks).
• 是什麼時候?為了什麼造成拖延. (When and why you procrastinate).
• 是什麼事情會造成你著急? (When and why certain activities make you anxious).
• 你能承諾些什麼? (What you can promise).
• 什麼情形之下，你可以說不! (What you can say No to).

看起來相當令人驚訝，個人看板竟然有這麼大的能耐可以讓我們看清這麼多事情。原創者是這麼說的:

Personal Kanban:

Mapping our work allows us to navigate our life
將工作視覺化在看板上，能使我們主導我們的生活。
 ( Jim Banson. )

深入談個人看板 Personal Kanban in deep

如果你打算拿個人看板來做時間管理的話，請聽我說… (youtube 上的影片)

因為傳統的時間管理觀念認為:「透過追求高效能，就更能掌控生活，因而得到更高的成就感，人生自然會更美好」。所以你就拿個人看板作為時間管理的工具，把你用在公司裏執行看板方法的那套方法，拿來用在"個人看板"上頭，想要運用哪種以追求效率為首要目的的觀念用在生活上頭，讓我告訴你: 用在個人身上是行不通的。因為效能並不能為你換來滿足感的，人生也不見得會因產能的增加而變得更美好。

 

效能指標不是生活指標

你對事務的評判來自個人的價值觀。要知道效能指標不是生活指標，你必須試著找出眼前對你最重要的事來，然後努力去完成它，只有這麼做才能讓你覺得人生更有意義，活著是有價值的。所以我認為: 個人看板的目的是在讓你透過視覺化你的生活與工作，試著運用看板方法來找出甚麼才是你生活中最重要的事，排除那些其他的浪費，多花一些時間在你認為最重要的事情上面，因此而改善你的生活。

 

 

甚麼才是你生活中最重要的事

把最重要的事視為當務之急是人生的一大課題。我想我們每個人幾乎都曾被理想、責任及別人的期許弄得焦頭爛耳的。所以善用時間就成了每天的課題，要在最少浪費的情境下把精力花在最重要的事上頭。

「最重要的事」應該是多變的，隨著年齡、環境的不同，應該持續的在改變中。當我們生病感冒的時候，最想要做的可能是吃冰淇淋或喝冰可樂。牙疼的時候想得是啃著大塊牛排。那是一種失去的時候才想要得到的心靈滿足感。人生的目標則要大多了，它雖然也會改變但大方向則是一致的。因此運用個人看板的一個課題就是把方向弄對了。

 

做你最想做的事 vs. 做必須要做的事

運用個人看板你可以透過視覺化所有的工作事項，看到你"最想做的事“一直被停留在原地不動(blocked)，而"必須要做的事“卻一樣一樣的一直被消化掉，這個時候你便可以決定是要繼續妥協呢?還是斷然的把他排進工作流程中，此時的"人生方向“就是看板方法所追求的最高產能了。沒必要考慮太多，直接排進來作就是了。唯一要注意的是，若出現了流程狀況不順暢的時候，請記得立刻做檢討，再進行"調整"就好了。沒必要猶豫不前因為他們都是一種浪費，應該要消除浪費。

 

 

個人看板

有朋友回應給我，他在運用個人看板的時候，不管多麼努力，只要一忙就會忘記把工作持續記錄在個人看板上頭，造成看板長得零零碎碎的樣子，很是氣喪（註1）。我回應：何必在意！ 個人看板與一般看板之間最大的差異在於所謂的〝自然法則〞的考量。而不是硬邦邦的數據與效能。那；什麼是自然法則的考量呢?

例如：你作了那些事，為什麼作這些事？
所以真正該在意的是方向，而不是一般看板上面所記錄的：我作得多快，花了多少時間才完成這些事的效能。個人看板；它是讓你拿來檢視個人的生活，什麼事情對你是最重要的。那些數據化的流程指標還有用嗎?

是的，有用的。只是你依據數值所作判斷的方式需要改變。它給你最大的幫助是方向。對於那些你在意的事情，它們會一再擁有較高的優先級別，不斷優先的被執行著，這一點會忠實的反應在看板上，它不會錯的。有錯嗎? 這一點恐怕只有你自己知道，你才能決定重點是有需要調整嗎?是再加強還是減少，為什麼?！

如果你可以沈浸在這樣的自覺裡，個人看板對你的影響不管有多大或多小，你都已經開始改變了。

 

(對個人看板想多了解一點，請再參考: 運用個人看板做時間管理 及 用來提升個人效能的「個人看板系統」。或是參考: 成功學大師.柯維的著作"與時間有約" First Things First， 這是我的一個好朋友David Dong所送的書，值的閱讀)

 

註 1. 實行個人看板時，最常收到的問題：［ 為什麼我無法「持之以恆」呢？］

讓行為科學來回答我們：《原來這樣做才有效》作者石田淳指出，人們之所以無法持續做某件事，並非因為個人「意志薄弱」「能力差」或「個性懶散」，原因只有一個：「行動失去焦點」。
一般人會想要持續進行的行動，大致可分為兩種模式：
一、是「增加不足的行為」，例如持續學習外語、長期運動等，以補強原本不足的部分。
二、是「減少過度的行為」，例如戒菸、減肥等，以根除原本超過標準的行動。

》如何讓行為持續呢？
石田淳建議，要讓行為能夠持續，有兩種方法：「控制目標行為的產生」和「控制阻礙目標行為的敵對行為產生」。換言之，想要強化某項行為，就得讓「目標行為」容易做到，並抑制會造成阻礙的「敵對行為」。

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