將 To Do List 轉換成 Personal Kanban

這一段影片是用來補充書本裏頭 第五章 個人看板 所缺少的動態資料演示。

(書: 精實開發與看板方法)

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《 將 To Do List 轉換成  Personal Kanban 》的影片。

展示環境 

  • 採用 Windows 10 的 Windows Edge 瀏覽器,呼叫純 Web Application 的免費軟體  www.Kanbanflow.com 作展示。

  • 影片放在 Youtube 上頭。

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內容說明 】

一個針對傳統的 To Do List 如何轉換成「個人看板」的簡單展示。

首先;對 To Do List的工作進行分類(加入顏色區分),接著進行排序,然後設定今日工作的範圍,然後是;開始一步一步展開成個人看板的基本步驟說明,歡迎大家參考。

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To Do List 缺少了什麼?

以條列式的表格方式來顯示資料,好處是可以顯示很多資料,但缺點是沒有重點、無法聚焦。也就是找不到重點的意思。所以我們用新增一個「今日工作」的欄位來造成聚焦的效果。同時它讓我們可以更清楚各種工作在我們生活中的比重。這種顯示出生活重心的做法相當有意義。

例如: 在專案開始之初;我們必須要在對專案的專注上多投入一些關懷,所以在一天的規劃裡便可以刻意的多投入一些工時在處理公司的工作上,這種做法讓我們避免因為習慣而忽略了真正的重點。(影片裡我將日常生活已 3:7 的比例,習慣性的將公司的工作以不到一半的比例來執行工作,但在專案之初,我會建議你多選擇幾個工作,以 5:7 或更高的比例來渡過專案一開始的不穩定期,會比較明智些。)

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「今日工作」欄位

這個欄位就好比預備欄位。他表現出來的是我們對一天的安排,也就是我們對一天的計畫,影片中我拉入了7個工作項目,保留了三個額度,這三個刻意保留的項目是用來處理突發的干擾所做的保留。這一點在生活裡是最常見的事情了,例如臨時的會議或是較長的電話討論、Email撰寫…等等事件都會吃去我們不少工作時間,因此做了保留。

它顯示了我們對一個工作天的期待,其實也就是規劃了今天我想要達成什麼樣的目標! 是我們回應生活、工作的一種事前計畫。通常我們會在前一個晚上擬定好這個計畫或是上床睡覺之前做好計畫,以便第二天可以順利進行。一般而言就是我們預期了一天最高的產能。同時它使我能夠清楚的看到即將開始的一天裡我想做些甚麼?跟即將會以什麼樣的方式來度過這一天。老實說;干擾總是以我們計畫之外的姿態到來。所以到了晚上,也就是一天要過完時的回顧便可以拿來細細回味了。它可以讓我們看見自己的生活,然後便於改善的生活方式,是很值得用心的地方。

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更接近真實世界的「等待欄位」

提升效能是我們控制流程的最大目的。而半成品WIP則是效能的最大傷害。在團隊進行開發工作時,不斷的進行消耗工時成本的溝通的目的,就是要促使團隊在協作時進行得更順暢,擁有更少的彼此等待的時間浪費。但是,在我實行個人看板時卻驚訝的發現,在生活上竟然處處都是你等我,我等你的事情,這種事由網路訂貨一直到衣物送洗等等,都無時無刻不在發生等待的事件。因此適當的在個人看板上加入「等待欄位」是絕對必要的。雖然你加了這個欄位,但實質上還是要等待,唯一不同的是你可以自行來設限正常的等待時間了,對那些不能控制的事情,進行設定規則性的限制,這是拿來做改善的 一種依據,讓自己有所遵循又有機會改正過來的依據,相當值得嘗試。

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展示內容由於時間的關係,說明的快了些,也跳過一些我上課時的細部說明。但這畢竟是個人看板,怎麼發揮就完全見仁見智了,好壞不在一時之間,只要記得《持續改善》就可以了。

(再囉嗦一下,Jim Benson 的個人看板所指的是包含且適用在小的軟體開發團隊在內的軟體看板)。

精實軟體開發之步驟二、幫To do list加入狀態: 看板篇

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傳統的待辦工作清單(To do list)

待辦工作清單(To do list)在多工的情形下確實幫不上什麼忙。看起來像一串的表單,即便我們紀錄了工作狀態,當想知道工作事項的狀態時就得一個一個的去查看,很是麻煩! 但;若是我們向旁邊加入第二個欄位或更多欄位,用來描述工作事項的狀態,在視覺上就完全改觀了。

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工作事項列表加入流程狀態後就成了看板

 

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上面的圖示裡,我們為工作清單(To do list)加入了,開始作業的「進行中」In progress欄位,以及作業完畢之後的「完成」Done二個欄位。這樣的改變,使得工作清單一下子變成了描述流程的工作看板。把「完成」圈起來的目的,是想強調在多工作業時完成的意義更重於單工作業。因為多工所帶來的作業轉換除了轉換工作時的消耗、時程壓力,其實最可怕的是缺陷的產生,錯誤是其次因為它容易被看見,但隱藏著的缺陷才是在未來必須付出龐大代價的東西。因此值得在這裡強調Done的定義。

 

將流程據實的對照到工作看板上

上圖只顯示了「待辦 – 開始 – 完成」三個很抽象的流程狀態。當我們想多知道一點目前工作的狀態時,免不了還是需要去翻閱各個工作事項的紀錄,然後再試著跟流程結合起來,才能夠看出整個工作流程的現況。如果要改善這個問題,就必須讓真正的工作流程能夠與工作看板有著一致的流程對照,如此便能夠清楚的看到每個工作項目在工作看板上的流動過程。這種繪製實際工作流程的各種活動的對照行為就稱之為繪製價值流程圖(Value Stream Mapping,它的價值巨大這是無需多說的,它是豐田精益製造Lean Manufacturing的製程控制基礎)。

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將流程據實的對照到工作看板上

 

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緩衝區的設計

進行中的欄位下方的二個次欄位的部分就是所謂的「緩衝區」的設計,也就是增加「進行中」和「完成」的次欄位,它的目的是讓主欄位的工作狀態更清楚。同時可以顯示哪裡出現了「盈餘時間」。

 

加入半成品(Work In Progress)限額

為欄位設定WIP限額是看板方法的必要步驟,如果你發現工作板上沒有為WIP設限,那基本上它就不是在實施看板方法(依據看板之父 David J. Anderson所述)。為流程設定同時可以進行的工作數,目的是為了追求最大產出而有效的限制半成品數,他是依據利特爾法則(little’s law)而來。(詳細資訊參考: https://ruddyblog.wordpress.com/2014/10/19)

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完成半成品限額的設定

 

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上圖中在檢核(Verify)欄位中我們將WIP設成2,表示這個欄位最多只能同時有2件工作項目在進行中,而他的前一個欄位(進行中欄位)則有3個半成品的額度,這表示當進行中的項目只要遇到粒度較小(較容易完成)的工作項目時,就很容易會產生阻塞的現象。既然知道容易出現阻塞的問題,那為何還要做這樣的設計呢?理由很簡單;因為它可以盡快找到問題。如果你的產品不容許有任何差錯的話,則可以嘗試將檢核欄位的限額改成1,這表示只要有任何工作項目出問題,整個流程就會被強迫停下來,一直到它被解決了為止。

 

啟動拉動系統

依照重要性排序完待辦事項之後,接著就可以開始由最重要的工作事項來啟動流程了。流程由左往右、由上往下,只要前面的關卡沒有發生阻塞(依據各個欄位設定的限額大小),就可以把它拉進來開始進行工作。這個拉動的行為就稱它為實行拉動系統(Pull System),通常由團隊成員自己主動做拉動(Pull)的工作,而不是被上級所指派(Push)去做某一項工作。這是典型的自主行為,完全符合團隊自主組織的定義,是屬於效能最佳的一種工作方式。

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拉動系統事主動挑選工作事項的行為表現

 

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阻塞的現象

當欄位前面的關卡到達半成品(WIP)的設限時,流程就被迫停止下來了。我們稱它為阻塞(Blocked)的現象。這個時候,所有的團隊成員都會發覺流程不動了,此時,通常手頭工作已經做完的成員為主動過來幫忙,因為它甚麼事都不能做了,無法拉動新的工作事項進來工作,當然就只能來幫忙了(這是團隊發生共同面對問題的時間,團隊精神在這裡將會得到發酵,主管可以客觀的觀察整個協作的過程,這是得知成員個人個性的好時機)。

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流程阻塞

 

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沒有產能! 這對流程而言是一大傷害,所有的人瞬間都會勒緊褲帶、戰戰兢兢的過日子,此時盡快找出解決方案才是上策。主管要切記;千萬不要由釐清權責的怪罪或責難工作不力開始。工作流程因為跟大家都息息相關,所以非常容易勾起情緒上的反應,如果是針對個人的話;它容易反映你的工作效能及待人處事的能力。對於團隊而言,就更為有趣了,請參考以下的分析:

 

【剛剛做完手頭工作的成員】

  1. 會有機會再肯定手頭的工作事項是不是真的、踏實的做完了。
  2. 會思考是不是自己先前工作所造成的,或是評估是否會對自己未來的工作事項有所影響。
  3. 會主動去幫助跟自己最熟悉的夥伴。

【手頭還有工作的成員】

  1. 雖然抽不出時間來幫忙,但會詢問狀態並嘗試提供意見。
  2. 思考是不是自己先前工作所造成的,或是評估是否會對自己目前的工作事項有所影響。

 

【主管】

  1. 避免直接聽取問題的來源,減少干擾正在奮戰解決問題的工作人員,應該選擇信任成員能夠自行解決問題。
  2. 採取事後檢討的方式,避免直接介入問題,並應該保持樂觀的態度。
  3. 藉著每次危機處理,增強團隊協作的能力。
  4. 認識成員的人格特性,引導他們朝正面發展。

 

更完整的看板漫畫可以參考

精實軟體開發之步驟一、識別浪費