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Emergent Design 演化設計

運用個人看板做時間管理

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「如果無法管理時間,就無法管理其他事情!」彼得杜拉克留給後世的警語。

杜拉克曾說:⌈ 幾百年後,當歷史學家撰寫我們這個時代的歷史時,他們的重點將不會放在科技、不會放在網際網路,也不會放在電子商務。這是人類前所未有的改變。嚴格來說,這是人類第一次具有實在且立即的大量選擇。這導致人們必須管理自己,但是這個社會卻完全沒有準備好。⌋

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To-Do Lists 還是 MindMap … Kanban!

想做好時間管理的人們,你應該試過To-Do lists了,那長長持續向下延伸的工作事項,讓人看了就不知道該從哪裡開始(在www.codeproject.com上頭的那個,他好像是2003 Nov 出來的,不用好奇,他就叫 ToDoList ,我用超過十年了,從 0.3版到現在 6.9版了,持續關注他完全是擔心維護的工程師少了他就會沒事做了 ♥  ),放著一天不用、放過二天⋯,等下次再打開來時就會有強烈的罪惡感了。最後;乾脆就不開了。建議你,扔掉吧!

todolist_m

你可能也試過 Mind map之類的分析工具,用起來比To-Do lists好太多了,好有成就感哦!每回當眾拿出來總會讓大家驚豔,除了覺得很過癮之外也很有成就感,這樣的思維結構化似乎對構思也很有些幫助,但作完了之後總覺得少了些什麼?悄悄跟你說:是流程,少了流程。一種現實生活不會缺少了的過程。是時候了,來!  試試個人看板吧!

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看板風潮再起

1931年日本人大野耐一開創了豐田時代TPS的美譽,成就了上個世紀人們追求的工業效能的表率。類似的精神也延燒到軟體界我們稱之精益精神 lean development,在敏捷開發 Agile Development 成為軟體開發的主流之後,精實開發也融入了 Agile 的團隊,其中以 Tom & Mary Poppendieck 夫婦在Lean development的創作最為廣受人知,到了 2004年 David J. Anderson 才在思考要如何達到: 1) 希望開發團隊能夠擁有好的敏捷開發節奏,不會在需求不斷變更下從事疲於奔命的開發做業。  2) 找到一種能夠不會給人認為是巨大衝擊,而是漸近式的敏捷變革方式。他的努力成就便是近代軟體"看板方法"的由來。 正確的命名應該是“Kanban Method" 看板方法(Kanban、Kanban Method … 網路上用法不一,但 Anderson 在2012年出書時做了正名 Kanban Method,只要講成軟體界的看板,指的便是看板方法了)。它的確達成了 Anderson的期望,簡單、好實施,這幾年來深受軟體界的喜愛,一時間所謂的 Kanbanize成為軟體開發的風潮。然而 Kanban Method 的本意: 是在 (1) 透過視覺化流程之後,運用 (2)限制半成品的管制方式來一方面獲取最大產出率,另一方面又能獲得盈餘時間可以休息養生(其實是進修或互助)。然後 (3)依靠持續改善開發流程來不斷敏捷化。 這套方法真是簡單好用,拿來用在個人的時間管理上,就成了"個人看板" Personal Kanban。(話說;應該所有的老闆都會要求團隊具有高效能吧,而提升團隊效能的方式不外提升個人效能,跟加強團隊協作方法。所以有趣的個人看板不只對個人有益,對團隊也有十分意義。)

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個人看板做時間管理

個人看板是由Jim Benson 所推廣,他和 Tonianne DeMaria Barry合寫了一本書叫 Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life 出版於2011年2月在Amazon 上很受歡迎,一直維持在四顆星的水準。這幾位人士和軟體界的看板之父 David J. Anderson 都是同一時期致力於推廣看板方法的人物,只是他個人以為看板方法也可以在個人的運用上得到非常好的效能,是一個絕佳的時間管理系統,因此就將時間、精力致力於既可用來提升個人工作效能又能改進生活方向的個人看板上頭(對提升工程人員的效率而言,真是貢獻巨大!)。而我個人則覺得這是工程師必學之術,它是敏捷開法的一員沒錯,屬於 Lean 精益開發的精神,它想做到的是教我們如何不浪費,藉著不浪費自己的生活工作及日常來提高效能。

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現在就下載 Kanban 的 App 到你的平板、手機上

就從今天開始用吧!  我有一系列的個人看板教學資料,大部分是自己做的,歡迎參考。 一開始執行個人看板,你會以為很複雜,但實際上相當簡單。就這麼簡單! 你反而會以為它這麼簡單,所以也不可能有太多功效,那你可就錯了。試試看,感受它的強大效果吧!  Little’s law 是它的工作原理,多了解一些有益無害! 想進階: 請參考 Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business,是看板之父: David J. Anderson 的著作,值得一讀。簡體書為 华中科技大学出版社出版 ,看板方法:科技企业渐进变革成功之道 (因為9月以後空閒的很,經紀公司沒給通告,閒閒沒事做在家,除了早、晚騎車之外就花了許多時間在Kanban Method上頭,打算出書了…,才怪,又想到 Dann 一副不相信的表情,老實說:我也不相信)。在這裡先貼出一些教材來,有時間在把說明加進去(等不及的人,來找我講課就說給你聽)。 ※ 原理如下: (Jim 在書上說的二個步驟,所指的是二步就能做出個人看板了,在這裡我所說的三步驟則是包含回顧之後,進行改善自己的流程。別罵我多事,由於 Lean 精實開發的基本精神就是持續改善,所以就很自然地把第三步加上來了。)

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※ 從哪裡開始,就從製作第一個個人看板開始: (起步要越簡單越好,運用看板方法,很容易就會越做越複雜,越做越大,請記得經常思考可以再簡單些嗎?如果可以的話就少掉這個欄位吧!不要擔心會改壞了,不會的… ,請按照以下這些步驟慢慢走完它)

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※ 接著是把工作用卡片的內容也做出來: 你一定有許多想做的事,還有很多不想做也得要做的事,都列出來吧! 不用怕會漏掉,有漏掉的再補上可以了,天天看天天都能再補上就OK了。 我個人是列有年度看板、月看板及星期看板。有空就從年度看板搬一些到月看板,再搬到星期看板,便可以開始每天的作業了。請記得: Multitasking is evil! 雖然人類很會多工,但如果你想把一件事做得有效率,勸你;還是乖乖一次做一件事,然後全力以赴吧! 填卡片,一定要寫那麼多嗎? 當然沒必要,不夠的時候再加就可以了! 很抱歉,我列多了…,隨意就好。

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※ 接下來,該做一些符合自己作息的修改了(在這裡我只是舉自己的例子做說明而已)。 Buffering 緩衝區法,運用增減 Buffer 大小的控制方式,正是 Kanban Method 的威力所在,請依據利特爾法則 Little’s law (下面會講解這個法則的),來追求最大的產出。(對個人而言最大的產出是甚麼? 這一點很容易讓人疑惑,我的定義是;我還能夠做得更好嗎? 好多少? 有意義嗎? 對個人而言,改善就是做得比上次好。但通常是不被抱怨就好了。) 緩衝區法很好用,但一旦用了WIP值就增加了,也就是說又增加浪費了,所以使用緩衝區法需要節制些。

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※ 如果看板不能跟我們真實的生活或工作狀態接軌,那不管利特爾法則有多大效用,在我們身上它都是沒有意義的。經過上面的幾個步驟後,我想大家應該都能輕易上手了,但為了讓個人看板真正能提升我們的效能,只有讓工作能真實的反應在看板的流程上頭,才可能獲得實質的改善。所以用心一點,讓流程真實得顯現出來吧! 我舉以下的〈等待〉為例。 等待是最沒有產能的工作,即使在個人的看板系統裡頭,你仍然會發現它充滿了人與人之間的合作關係,這正是所謂的人是群體的動物,是不可能離群索居的。那些與其他人相互關聯的工作,往往不僅僅是效能的問題它可能還牽扯到彼此之間的滿意和信任的程度,這些或許才是你真正在意的。因此把你認為重要的工作呈現出來,已經是一個好的開始了。

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為什麼要限制半成品數呢?

在軟體發展中,利特爾法則是這樣描述的:半成品數量(WIP) = 產能( TH) * 開發週期時間( CT)

  • 半成品數量(WIP: Work in Process): 開發系統中,未完成項目的平均數量(例如: 缺陷、使用者故事、變更請求…等)。
  • 產能(TH: THroughput):  團隊在單位時間內的產出。
  • 開發週期時間( CT: Cycle Time): 團隊完成一個項目所花費的平均時間。

利特爾法則的動態性是令人驚奇的。說明如下: 如果依照公式,為了提高產能 TH,有二種方式可以做到,一是減少開發的週期時間,另一個方法則是增加半成品數量。看起來很簡單,但是有趣的是這二者並非獨立數據,它們有相依的關係,如下圖:

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也就是說: 通過增加更多的半成品數量提高的產能有一個極限,產能在到達極限之後會開始下降。(最有名的範例是麥當勞的 driver-through點餐,有興趣的人請自行參考。) 因此如何來限制半成品 WIP數與獲取最大的產能TH值,便成了 Kanban方法不斷從看板上做調整以追求開發瓶頸的工作了。

這便是步驟五所在追求的事情,也就是透過限制 WIP的數值觀察產能是否提升,以尋求最佳平衡點。 (說得稍微簡單了些,這裡有較深入的分析)

投影片28

※ 任何事情總都會有例外,當IT部門遇到緊急的事件時,通常就會啟動所謂的標準作業程序(SOP),用來處理發生的緊急狀況。在個人的日常生活上,恐怕很少人會給自己制定SOP守則,但遭遇到緊急事故;看板方法該如何來規劃呢? 就在看板下方另外開闢一條渠道來單獨處理它,我們稱之為:新增渠道的處理方法。這正是所謂的多工,對效能而言是很不好的,但事出必有因,再怎麼無奈也得做。而且必須盡快做完,需要 WIP值時可以直接寫在橫向的第一個欄位上(我用紅色工作項的卡片來代表)。

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※  事後的檢討作業是獲取經驗的最佳方式。雖然自我檢討很容易流於一廂情願。但仍然不能失去這個寶貴的機會,讓回顧成為邁向更好的明天的基礎。在回顧完畢後便可以清除完成的工作項目了。

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個人看板可以讓我們生活得更有效率,透過視覺化自己的日常生活處理事務的方式,讓原本可能渾渾噩噩度過的一些日子變得看得見又明確許多。透過設定WIP值來限定可以工作的事項,會讓我們擁有更多盈餘的時間來做更多的事,生活的更美好。而透過不斷的檢討,可以改善人與人之間的關係,真是一舉數得。

投影片31

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思考問題:

● 限制WIP 在個人看板有用嗎? 在團隊協作的製程上限制半成品數量wip很有意義,效果可以很快看到。但個人看板;針對自己一個人的工作事項,有意義嗎?

● 是甚麼原因讓看板奏效的?

是因為畫出來就可以做視覺化的追蹤嗎? 還是因為限制了半成品(work in progress)的數量,並且減少了浪費在任務切換上所消耗的精力? 或是因為通過簡單的測量,例如: 開發的週期時間(cycle time)和產能(Throughput)給自己提供了頻繁和有力的回饋檢討呢?

● 這就是 Kanban Method看板方法,好像蠻簡單的?

下面張圖是 David J. Anderson 在倫敦精益大會 Kanban 日使用的Slide,主旨在說明如何由淺入深的運用 Kanban Method。

deep kanban

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持續改善

看板方法是典型的改善工程,它的改進方式強烈的依靠經驗,因此問題成了你最佳的導師,所以成長的過程就變成: 發覺問題 -> 思考如何改善並嘗試改善它 -> 在解決問題後,繼續再來…。因此持續改善便成為了他的座右銘。

Written by ruddyllee

2014 年 09 月 21 日 於 14:13:30

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4 回應

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  1. […] (Queue 跟 Buffer 的運用,有一點複雜找機會再來詳細說明) […]

  2. […] 在採用個人看板做時間管理時,你經常會出現一個問題,就是不知道更新個人看板的時機。我個人的習慣是早、晚更新,有時是空閒的時候不經意的更新。這要看你的環境及個人配備和採用甚麼App。 […]

  3. 請問您使用的是什麼軟體進行的看板管理?

    Kaven

    2015 年 10 月 07 日 at 12:17:06

    • 公司用微軟的TFS,
      協助企業或個人時採用OpenSource的 Trello,
      上課時大都用自己寫的html Style的 Mykanban作presentation,
      我個人晚上靠在床頭作計畫、回顧的時候,則用kanbanflow.

      ruddyllee

      2015 年 10 月 07 日 at 12:58:28


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