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深入談個人看板 Personal Kanban in deep

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如果你打算拿個人看板來做時間管理的話,請聽我說…

因為傳統的時間管理觀念認為:「透過追求高效能,就更能掌控生活,因而得到更高的成就感,人生自然會更美好」。所以你就拿個人看板作為時間管理的工具,把你用在公司裏執行看板方法的那套方法,拿來用在"個人看板"上頭,想要運用哪種以追求效率為首要目的的觀念用在生活上頭,讓我告訴你: 用在個人身上是行不通的。因為效能並不能為你換來滿足感的,人生也不見得會因產能的增加而變得更美好。

 

效能指標不是生活指標

你對事務的評判來自個人的價值觀。要知道效能指標不是生活指標,你必須試著找出眼前對你最重要的事來,然後努力去完成它,只有這麼做才能讓你覺得人生更有意義,活著是有價值的。所以我認為: 個人看板的目的是在讓你透過視覺化你的生活與工作,試著運用看板方法來找出甚麼才是你生活中最重要的事,排除那些其他的浪費,多花一些時間在你認為最重要的事情上面,因此而改善你的生活。

 

甚麼才是你生活中最重要的事

把最重要的事視為當務之急是人生的一大課題。我想我們每個人幾乎都曾被理想、責任及別人的期許弄得焦頭爛耳的。所以善用時間就成了每天的課題,要在最少浪費的情境下把精力花在最重要的事上頭。

「最重要的事」應該是多變的,隨著年齡、環境的不同,應該持續的在改變中。當我們生病感冒的時候,最想要做的可能是吃冰淇淋或喝冰可樂。牙疼的時候想得是啃著大塊牛排。那是一種失去的時候才想要得到的心靈滿足感。人生的目標則要大多了,它雖然也會改變但大方向則是一致的。因此運用個人看板的一個課題就是把方向弄對了。

 

做你最想做的事 vs. 做必須要做的事

運用個人看板你可以透過視覺化所有的工作事項,看到你"最想做的事“一直被停留在原地不動(blocked),而"必須要做的事“卻一樣一樣的一直被消化掉,這個時候你便可以決定是要繼續妥協呢?還是斷然的把他排進工作流程中,此時的"人生方向“就是看板方法所追求的最高產能了。沒必要考慮太多,直接排進來作就是了。唯一要注意的是,若出現了流程狀況不順暢的時候,請記得立刻做檢討,再進行"調整"就好了。沒必要猶豫不前因為他們都是一種浪費,應該要消除浪費。

 

個人看板

有朋友回應給我,他在運用個人看板的時候,不管多麼努力,只要一忙就會忘記把工作持續記錄在個人看板上頭,造成看板長得零零碎碎的樣子,很是氣喪。我回應:何必在意! 個人看板與一般看板之間最大的差異在於所謂的〝自然法則〞的考量。而不是硬邦邦的數據與效能。那;什麼是自然法則的考量呢?

例如:你作了那些事,為什麼作這些事?
所以真正該在意的是方向,而不是一般看板上面所記錄的:我作得多快,花了多少時間才完成這些事的效能。個人看板;它是讓你拿來檢視個人的生活,什麼事情對你是最重要的。那些數據化的流程指標還有用嗎?

是的,有用的。只是你依據數值所作判斷的方式需要改變。它給你最大的幫助是方向。對於那些你在意的事情,它們會一再擁有較高的優先級別,不斷優先的被執行著,這一點會忠實的反應在看板上,它不會錯的。有錯嗎? 這一點恐怕只有你自己知道,你才能決定重點是有需要調整嗎?是再加強還是減少,為什麼?!

如果你可以沈浸在這樣的自覺裡,個人看板對你的影響不管有多大或多小,你都已經開始改變了。

 

(對個人看板想多了解一點,請再參考: 運用個人看板做時間管理用來提升個人效能的「個人看板系統」。或是參考: 成功學大師.柯維的著作"與時間有約" First Things First, 這是我的一個好朋友David Dong所送的書,值的閱讀)

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Written by ruddyllee

2014 年 10 月 25 日 於 22:36:42

2 回應

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  1. 李老師您好,
    我是長榮大學資工系鍾毓驥老師。是您 blog (https://ruddyblog.wordpress.com/) 的讀者。

    我長時間追蹤您的 blog,對於您有關於Kanban及軟體開發專案管理方面的議題題十分感興趣。
    系上的大學部同學在大三時,需要花一學年的時間開發一個畢業專案。這個專案成果的好壞,一定程度影響到了他們日後就業找工作是否順利。
    另外,系上也有研究所的學生,他們需要花兩年的時間,尋找題目,解決問題,並產生一份碩士論文。

    前述的活動要能有好的成果,都需要良好的專案管理,以及時間管理的技術。個人認為您blog中提到的個人Kanban技術,對系上的同學有許多正面的助益(對我個人也是有很大的幫助)。

    因此想邀請您來敝系演講,教授我們同學(及老師)如何使用Kanban管理自己的專案,以及時間。由於學校的規定,我們只能給演講師資1600/hr的費用(交通費實報實銷),這是對您不好意思的地方。演講的時間希望能排在5-6月間的週五下午(2:20-4:10)。
    我知道您的時間可能會很滿,但由於對您的專業十分佩服,因此還是寫信給您,詢問是否有來演講的可能性。
    若您能撥空來敝系給予我們指導,相信對系上學生及教師是很大的幫助。
    無論您是否接受我們的邀請,都很感謝您的回應。

    我的 e-mail 是 justim@mail.cjcu.edu.tw
    長榮資工 鍾毓驥 敬上

    鍾毓驥

    2015 年 01 月 29 日 at 09:28:25

    • 沒問題,只要時間許可。

      這是我的榮幸。

      多謝關懷!

      From: Ruddy Lee, 李智樺

      ruddyllee

      2015 年 01 月 31 日 at 23:12:00


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