傳統上為了運作看板方法；得要先去找一塊板子、貼紙、分隔線…。要準備一堆器材才能開始運作看板，這是實體看板的不便之處。但；現在不需要了，因為免費的電子看板很多，即便只是使用手機也能運作得很好。雖然電子看板的功效要小於實體看板，但在方便上! 就是簡單又方便，只要連線就搞定了，實在沒有不用的道理。若是在Mapping 到WFH(Work From Home)在家上班的情境，實體看板就真的很難運作了，但採用電子看板就真得可以搞定了嗎? 效能怎麼辦? 這裡推薦給大家一分鐘看板。
一分鐘看板
何謂一分鐘看板? 是居家工作時的個人看板，是可有可無、又能像行事曆一般地隨時提醒你工作進度的看板，它不但能紀錄下工作的軌跡又能提供你事後進行反思、進行持續改善，你說對你有幫助嗎? 來試試看吧。
首先；在手機上執行Trello，選擇創建一個最基本的 「To do – Doing – Done」 看板，一個簡潔到不能再簡單的看板，它能讓人能一目了然，即使手機不在你身邊只要閉上眼睛稍微想一下就能意會自己現在在做什麼、接下來該做什麼了。若是用手機(那麼小的屏幕)就能讓你看清楚，想當然就是沒有手機的時候你也能清楚的記住它長成什麼樣子，也就是；目前你在進行怎樣的工作，做到哪裡?
填加工作卡: Trello + mail
如果有突發的事件發生造成你必須中斷手頭正在做的工作，就用email寄給自己的方法，email給 Trello 的看板(註1.)，它會自動加入到 To do的待辦事項裡頭，接著判斷一下是要接受中斷，把新工作拉進Doing欄位開始進行呢? 還是先pending一下等做完手頭的工作在接著做它。如果選擇中斷，就做好註記，記下被中斷的工作做到哪裡了、進度如何?好回過頭來便利於繼續做下去，不至於每次都從頭開始。
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一分鐘看板如何提升居家工作的效能
在史蒂芬·柯維提出的成功者的7個習慣中，你覺得哪一個最難做到呢? 出人意料的調查結果，最難的並非是與他人合作或持之以恆之類的習慣，而是“要事第一”Put First Things First。因此日程規劃的難點在於，決定哪一件事是最重要的事? 因為既便你排好了優先順序，又總是會有些事情突然冒出來打亂你原先的規畫和節奏。
但幸好你正在 WFH，你隨時隨地的可以自行決定。這一點就跟一人公司(註2.)一樣，你得經營自己的一天工作，因此什麼是最重要的呢?
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我們最害怕失去的東西，就是我們最珍惜的。
我們認為最有意義的東西，就是對我們最重要的事情。
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一分鐘看板的運作
上圖是一個最基本的 「To do – Doing – Done」看板，填加卡片的方式是採用email的方式，目的是透過時間差加入卡片的方式，讓你有一點時間思考該立刻改換工作還是繼續手頭的工作，依據的是「何者對你的意義較大呢? 」，想好了就打開手機上的 Trello ，若決定是改換工作項目，就做好註記，把它小在email 裡頭然後寄給自己(所以你的email裡頭就多了二種信件，一種是寄給Trello的工作卡片，另一種是註記被你pending的工作進度、註解或說明。其實還可以多做一種回饋的email，註3.)，寫下手頭上工作的注意事項，接著把新卡片從 To do欄拉進 Doing欄開始新工作，做完了就移到Done。上圖中的第四個欄位，我放的是以日期做標題的前一天所完成的工作，目的是檢視用，看了以後再寄信給自己做成回饋鏈。目的是透過 email 的方式來提醒自己衡量自己的工作成效。
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不知道從哪裡開始?
如果你沒用過看板、不知道什麼是看板方法，下面是我的開始(記得第一次畫這張圖是在餐廳裏頭，用的是黃色可回收的紙巾)，請堅守一次只做一件事，那是因為聚焦可以讓你心無旁騖做好你該做的事，多工只會害你失誤。而開始的第一步是排序。做你認為此時此刻應該做且最有意義的事。開始執行的方式事依靠 「 拖拉 」 這個動作。它的意思是前面的工作已經做完了(拉進Done了)，如果還沒完成就不能再拉入新的工作；被擋住了(Blocked)。所以我可以開始拉進新的工作來做了，意思就是用線性化的流程被擋住的方式來實踐 「 單工作業 」 (請參考這一篇)。繪製下面這張圖，只需花掉你幾秒鐘的時間，但它卻可以把腦中的一維的 To do list 變成平面可視覺化的執行過程(請參考: 讓 To-do List 變敏捷起來)，這便是看板的價值。
小結
一分鐘看板的運作方式就這麼簡單，拿起手機就搞定了。當然你也可以藉著閉上眼睛就想好你的工作，但起步之前請先寄一封信給一分鐘看板。信的內容是你現在最想做、最需要做的事。家庭第一、健康第一。這二件事我總是把它們放在最前頭，所以居家上班時我經常會跑去做家事或是出公差去採購材米油鹽之類的工作。老實說；我一點也不以為意。因為持家不是老婆一個人的工作，是全家人共同的事。失去上班的工時怎麼辦呢? 哈哈!我是一個負責任的工程師，雖然被中斷了，但內心想過了，卡片也寄出去了，凡被中斷的就得補回來，何必在意呢? 必定家庭第一啊! 囉說一下；如何思考什麼工作最重要而不是最緊急呢? 就從它對你的意義上來思考，這是最有用的方式。當你覺得放不下，哪就把它移到最重要的位置，開始做吧!
如果你有在用 Slack 之類的即時通訊軟體，可以在前進一步把它們結合起來，你會很訝異 Trello + Slack 可以把提示變成即時性的。讓居家上班仍能夠時時受到有用的提醒，這是跟自己協作的方式，但如果稍稍改變一下，便能變成和他人協作的方式了。只是複雜性相對的就變高了。等有機會再來聊它。
培養在腦子裡想像 To do-Doing-Done 的看板，需要經常練習，習慣了就會在想完之後作相互對照，拿起手機來看看是想得快呢?還是手機上的正確些，蠻有趣的；我經常在躺椅上做這件事，手上明明就握著手機，但硬是要用背得來驗證自己想像的準確。也算是動動腦的方法吧，它讓我對該做的事更不會遺漏，而且記憶的更深。試試看；蠻有趣的。
WFH: Work From Home 居家工作
居家上班或許將成為未來的一種常態生活。它打破了古老的公司經營型態。人類在遭遇病毒威脅下又一次的改變了社會生活的型態。這種工作方式我一點都不陌生，自己十幾年前就一直是自由工作者，是一人公司的老闆，是自己的總經理，但也負責發薪水、發年終獎金給自己。自己在經營自己的職業生涯時 ，經常要在面對家庭事務與工作之間做取捨，或許曾經覺得兩難，但時間久了就學會用它對我的 「 意義 」 來做衡量，相當的自我意識，但這不就是 WFH嗎?從前是工程師從PO手上接過需求，然後把它分解成一個一個的問題然後解決它。好像沒有太多選擇，也不太需要排序。現在你居家上班了，需求變得更多了，它混雜了公司的工作跟家庭事務，彼此之間經常會相互中斷，所以你一定要有一套處裡中斷的好方法。一分鐘看板就是在這樣的情境下產生的。運用手機上執行的 Trello 看板，用email的方式填加卡片，然後在打開手機做拖拉卡片(視覺化、單工作業)的方式做工作的切換或 pending。這麼做減少了被插斷事情所造成的凌亂，有看板做紀錄也提供了視覺化的效果，又有email 做時間差的回饋，無形中構成了一種回饋成長的循環。 而To do-Doing-Done 的看板，實則是在執行一種可有可無的看板(三步驟工作列表)，由於WFH時我們就是會經常拿起手機來查看，各種訊息的變化，此時就當作是打開看板來排序工作事項，不是很好嗎?
雖然看板方法不建議把個人居家的事務與公司的工作混在同一個看板上。但現在碰到疫情勢虐，大家都採用遠距上班WFH的方式，因此勢必要有一套方法來維持原本的透明性和效率。所以簡單好用才是重點，請嘗試看看一分鐘看板。
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註 1. 我的Trello 一分鐘看板範例在此。
打開「以電子郵件新增看板內容設定」，這裡就會看到「你個人專屬的」電子郵件地址，把你的郵件寄送到這個地址，就會用你的名義增加一個卡片任務到看板中。只要拖拉一下就可以開始工作了。
註 2. 《一人公司 ：為什麼小而美是未來企業發展的趨勢》 作者： 保羅．賈維斯 ，一人公司不只是「一人」的公司，一人公司是「質疑傳統成長」方式的企業模式。是作者從事十多年自由業後的心得，但實際上運用到現在疫情下大家都採用WFH的方式，便顯得意義不同了，就是請思考你要如何在居家上班之下來經營自己的職業生涯呢? 這真是值得思考的一件事，也需要一些智慧。
註3. 回饋 email: 請參考與自己對話。
