深入談個人看板 Personal Kanban in deep

如果你打算拿個人看板來做時間管理的話,請聽我說… (youtube 上的影片)

因為傳統的時間管理觀念認為:「透過追求高效能,就更能掌控生活,因而得到更高的成就感,人生自然會更美好」。所以你就拿個人看板作為時間管理的工具,把你用在公司裏執行看板方法的那套方法,拿來用在"個人看板"上頭,想要運用哪種以追求效率為首要目的的觀念用在生活上頭,讓我告訴你: 用在個人身上是行不通的。因為效能並不能為你換來滿足感的,人生也不見得會因產能的增加而變得更美好。

 

效能指標不是生活指標

你對事務的評判來自個人的價值觀。要知道效能指標不是生活指標,你必須試著找出眼前對你最重要的事來,然後努力去完成它,只有這麼做才能讓你覺得人生更有意義,活著是有價值的。所以我認為: 個人看板的目的是在讓你透過視覺化你的生活與工作,試著運用看板方法來找出甚麼才是你生活中最重要的事,排除那些其他的浪費,多花一些時間在你認為最重要的事情上面,因此而改善你的生活。

 

 

甚麼才是你生活中最重要的事

把最重要的事視為當務之急是人生的一大課題。我想我們每個人幾乎都曾被理想、責任及別人的期許弄得焦頭爛耳的。所以善用時間就成了每天的課題,要在最少浪費的情境下把精力花在最重要的事上頭。

「最重要的事」應該是多變的,隨著年齡、環境的不同,應該持續的在改變中。當我們生病感冒的時候,最想要做的可能是吃冰淇淋或喝冰可樂。牙疼的時候想得是啃著大塊牛排。那是一種失去的時候才想要得到的心靈滿足感。人生的目標則要大多了,它雖然也會改變但大方向則是一致的。因此運用個人看板的一個課題就是把方向弄對了。

 

做你最想做的事 vs. 做必須要做的事

運用個人看板你可以透過視覺化所有的工作事項,看到你"最想做的事“一直被停留在原地不動(blocked),而"必須要做的事“卻一樣一樣的一直被消化掉,這個時候你便可以決定是要繼續妥協呢?還是斷然的把他排進工作流程中,此時的"人生方向“就是看板方法所追求的最高產能了。沒必要考慮太多,直接排進來作就是了。唯一要注意的是,若出現了流程狀況不順暢的時候,請記得立刻做檢討,再進行"調整"就好了。沒必要猶豫不前因為他們都是一種浪費,應該要消除浪費。

 

 

個人看板

有朋友回應給我,他在運用個人看板的時候,不管多麼努力,只要一忙就會忘記把工作持續記錄在個人看板上頭,造成看板長得零零碎碎的樣子,很是氣喪(註1)。我回應:何必在意! 個人看板與一般看板之間最大的差異在於所謂的〝自然法則〞的考量。而不是硬邦邦的數據與效能。那;什麼是自然法則的考量呢?

例如:你作了那些事,為什麼作這些事?
所以真正該在意的是方向,而不是一般看板上面所記錄的:我作得多快,花了多少時間才完成這些事的效能。個人看板;它是讓你拿來檢視個人的生活,什麼事情對你是最重要的。那些數據化的流程指標還有用嗎?

是的,有用的。只是你依據數值所作判斷的方式需要改變。它給你最大的幫助是方向。對於那些你在意的事情,它們會一再擁有較高的優先級別,不斷優先的被執行著,這一點會忠實的反應在看板上,它不會錯的。有錯嗎? 這一點恐怕只有你自己知道,你才能決定重點是有需要調整嗎?是再加強還是減少,為什麼?!

如果你可以沈浸在這樣的自覺裡,個人看板對你的影響不管有多大或多小,你都已經開始改變了。

 

(對個人看板想多了解一點,請再參考: 運用個人看板做時間管理用來提升個人效能的「個人看板系統」。或是參考: 成功學大師.柯維的著作"與時間有約" First Things First, 這是我的一個好朋友David Dong所送的書,值的閱讀)

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註 1. 實行個人看板時,最常收到的問題:[ 為什麼我無法「持之以恆」呢?]

讓行為科學來回答我們:《原來這樣做才有效》作者石田淳指出,人們之所以無法持續做某件事,並非因為個人「意志薄弱」「能力差」或「個性懶散」,原因只有一個:「行動失去焦點」。
一般人會想要持續進行的行動,大致可分為兩種模式:
一、是「增加不足的行為」,例如持續學習外語、長期運動等,以補強原本不足的部分。
二、是「減少過度的行為」,例如戒菸、減肥等,以根除原本超過標準的行動。

》如何讓行為持續呢?
石田淳建議,要讓行為能夠持續,有兩種方法:「控制目標行為的產生」和「控制阻礙目標行為的敵對行為產生」。換言之,想要強化某項行為,就得讓「目標行為」容易做到,並抑制會造成阻礙的「敵對行為」。

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