將 To Do List 轉換成 Personal Kanban

這一段影片是用來補充書本裏頭 第五章 個人看板 所缺少的動態資料演示。

(書: 精實開發與看板方法)

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《 將 To Do List 轉換成  Personal Kanban 》的影片。

展示環境 

  • 採用 Windows 10 的 Windows Edge 瀏覽器,呼叫純 Web Application 的免費軟體  www.Kanbanflow.com 作展示。

  • 影片放在 Youtube 上頭。

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內容說明 】

一個針對傳統的 To Do List 如何轉換成「個人看板」的簡單展示。

首先;對 To Do List的工作進行分類(加入顏色區分),接著進行排序,然後設定今日工作的範圍,然後是;開始一步一步展開成個人看板的基本步驟說明,歡迎大家參考。

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To Do List 缺少了什麼?

以條列式的表格方式來顯示資料,好處是可以顯示很多資料,但缺點是沒有重點、無法聚焦。也就是找不到重點的意思。所以我們用新增一個「今日工作」的欄位來造成聚焦的效果。同時它讓我們可以更清楚各種工作在我們生活中的比重。這種顯示出生活重心的做法相當有意義。

例如: 在專案開始之初;我們必須要在對專案的專注上多投入一些關懷,所以在一天的規劃裡便可以刻意的多投入一些工時在處理公司的工作上,這種做法讓我們避免因為習慣而忽略了真正的重點。(影片裡我將日常生活已 3:7 的比例,習慣性的將公司的工作以不到一半的比例來執行工作,但在專案之初,我會建議你多選擇幾個工作,以 5:7 或更高的比例來渡過專案一開始的不穩定期,會比較明智些。)

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「今日工作」欄位

這個欄位就好比預備欄位。他表現出來的是我們對一天的安排,也就是我們對一天的計畫,影片中我拉入了7個工作項目,保留了三個額度,這三個刻意保留的項目是用來處理突發的干擾所做的保留。這一點在生活裡是最常見的事情了,例如臨時的會議或是較長的電話討論、Email撰寫…等等事件都會吃去我們不少工作時間,因此做了保留。

它顯示了我們對一個工作天的期待,其實也就是規劃了今天我想要達成什麼樣的目標! 是我們回應生活、工作的一種事前計畫。通常我們會在前一個晚上擬定好這個計畫或是上床睡覺之前做好計畫,以便第二天可以順利進行。一般而言就是我們預期了一天最高的產能。同時它使我能夠清楚的看到即將開始的一天裡我想做些甚麼?跟即將會以什麼樣的方式來度過這一天。老實說;干擾總是以我們計畫之外的姿態到來。所以到了晚上,也就是一天要過完時的回顧便可以拿來細細回味了。它可以讓我們看見自己的生活,然後便於改善的生活方式,是很值得用心的地方。

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更接近真實世界的「等待欄位」

提升效能是我們控制流程的最大目的。而半成品WIP則是效能的最大傷害。在團隊進行開發工作時,不斷的進行消耗工時成本的溝通的目的,就是要促使團隊在協作時進行得更順暢,擁有更少的彼此等待的時間浪費。但是,在我實行個人看板時卻驚訝的發現,在生活上竟然處處都是你等我,我等你的事情,這種事由網路訂貨一直到衣物送洗等等,都無時無刻不在發生等待的事件。因此適當的在個人看板上加入「等待欄位」是絕對必要的。雖然你加了這個欄位,但實質上還是要等待,唯一不同的是你可以自行來設限正常的等待時間了,對那些不能控制的事情,進行設定規則性的限制,這是拿來做改善的 一種依據,讓自己有所遵循又有機會改正過來的依據,相當值得嘗試。

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展示內容由於時間的關係,說明的快了些,也跳過一些我上課時的細部說明。但這畢竟是個人看板,怎麼發揮就完全見仁見智了,好壞不在一時之間,只要記得《持續改善》就可以了。

(再囉嗦一下,Jim Benson 的個人看板所指的是包含且適用在小的軟體開發團隊在內的軟體看板)。

看板方法: Lean Coffee

Lean coffee 精實咖啡

老闆! 來杯精實咖啡…  開會了!

Lean Coffee(tm) is a trademark of Modus Cooperandi. We wanted to protect the name, so other’s didn’t mess with it. ( limitedwipsociety 也是 lean coffee的一支),他屬於一種小組形式的 Personal Kanban,目標在進行集體討論的互動學習

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一種隨興又民主的小組討論會議

隨興的討論,運用簡單的看板(就貼在桌上,三個垂直欄位: 討論題目進行討論完畢),參與的人員個自提出有興趣的題目,然後每人兩票,票選出讓大家最想討論的主題,然後依優先順序開始快速的發言討論,限時5~8鐘的一個主題討論,小組隨時可以進行是否繼續討論的表決(以簡單的舉拇指手勢,向上表示繼續,向下表示結束,平舉表示沒意見)。完全民主的自由式討論,目的在追求LEAN。對時間也沒有特別的規定,大家覺得OK就繼續。小組以4~6人為佳。

隨興又具有高效能的討論方式

充分展現程式設計人員自主的個性和隨興的作風,十分適合自我管理團隊的運作,只要有人發起有人認同,短時間的溝通闡述Lean 的作為。太有價值了! 基本上非常適合看板方法的會後會可以採用的方式。二個非常基本的網站可供參考: http://leancoffee.org/  。 有興趣的人可以去逛逛。接著來說明一下執行的步驟:(這二個團隊都沒有強制的規範,非常符合他的精神,我個人非常喜歡,下面就盡可能簡單的說一下,大家隨興囉!)

步驟一、以下面的個人看板做開始 Personal Kanban

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找個桌子把它貼上去。有三個垂直欄位: 討論題目、進行討論、討論完畢。他們是用來描述討論的流程。

步驟二、產出討論題目 What to Discuss

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每個人都可以提出要討論的題目。把它寫在貼紙上,貼到” 討論題目”的欄位內。
接著進行簡單的表決,只要有二票以上的題目,就把他排到較高的優先順序,然後啟動計時5~8mins,開始進行第一輪的討論。

(貼紙、筆、計時手機 … coffee or tea?  夠了,這樣就夠了,但請把熱情帶來。)

步驟三、討論及投票 Vote and Talk

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每當討論告一段落就來進行一次數拇指的表決,表決結果向上數目大於或等於向下數目時就繼續討論,否則就開始切換下一個主題。

當時間到時,也是由表決的方式決定是繼續還是結束。

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隨興又民主的小組討論會議,參與人的心情決定一切,哈哈! 我在上《 看板方法的課程 》時會不斷的運用這種方式進行集體學習,這裡有一段影片可以欣賞。(時間的長短只要適當就好,無需太堅持,有熱情才是重點。)

好棒的手法,還記得團隊自我管理時需要制定一種"簡單的規範"讓大家有所依序嗎?這就是了。好記、好做、又有效率,這一點跟 SCRUM 的站立會議一樣有效又迷人!  推薦給大家。(下面這張圖就更仔細了! 從 UC Berkeley 來的說明)

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原文說明:

lean coffee

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上面的二張圖片是在上"看板方法"的課程時所拍下來的,目的是讓學員拿來做課後複習用的,大家把上課時最感興趣的專有名詞或理論拿出來討論、交換意見。講師則可以拿來當作學員們上課時的回饋。效果好極了!

但真不知道 Lean Coffee 運用在真正的大學生的學習上會有用嗎?! 找個機會來試一試。

下圖是課堂上採用的說明步驟:

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Amadeus 亞瑪迪斯 進行 Lean Coffee

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深入談個人看板 Personal Kanban in deep

如果你打算拿個人看板來做時間管理的話,請聽我說… (youtube 上的影片)

因為傳統的時間管理觀念認為:「透過追求高效能,就更能掌控生活,因而得到更高的成就感,人生自然會更美好」。所以你就拿個人看板作為時間管理的工具,把你用在公司裏執行看板方法的那套方法,拿來用在"個人看板"上頭,想要運用哪種以追求效率為首要目的的觀念用在生活上頭,讓我告訴你: 用在個人身上是行不通的。因為效能並不能為你換來滿足感的,人生也不見得會因產能的增加而變得更美好。

 

效能指標不是生活指標

你對事務的評判來自個人的價值觀。要知道效能指標不是生活指標,你必須試著找出眼前對你最重要的事來,然後努力去完成它,只有這麼做才能讓你覺得人生更有意義,活著是有價值的。所以我認為: 個人看板的目的是在讓你透過視覺化你的生活與工作,試著運用看板方法來找出甚麼才是你生活中最重要的事,排除那些其他的浪費,多花一些時間在你認為最重要的事情上面,因此而改善你的生活。

 

 

甚麼才是你生活中最重要的事

把最重要的事視為當務之急是人生的一大課題。我想我們每個人幾乎都曾被理想、責任及別人的期許弄得焦頭爛耳的。所以善用時間就成了每天的課題,要在最少浪費的情境下把精力花在最重要的事上頭。

「最重要的事」應該是多變的,隨著年齡、環境的不同,應該持續的在改變中。當我們生病感冒的時候,最想要做的可能是吃冰淇淋或喝冰可樂。牙疼的時候想得是啃著大塊牛排。那是一種失去的時候才想要得到的心靈滿足感。人生的目標則要大多了,它雖然也會改變但大方向則是一致的。因此運用個人看板的一個課題就是把方向弄對了。

 

做你最想做的事 vs. 做必須要做的事

運用個人看板你可以透過視覺化所有的工作事項,看到你"最想做的事“一直被停留在原地不動(blocked),而"必須要做的事“卻一樣一樣的一直被消化掉,這個時候你便可以決定是要繼續妥協呢?還是斷然的把他排進工作流程中,此時的"人生方向“就是看板方法所追求的最高產能了。沒必要考慮太多,直接排進來作就是了。唯一要注意的是,若出現了流程狀況不順暢的時候,請記得立刻做檢討,再進行"調整"就好了。沒必要猶豫不前因為他們都是一種浪費,應該要消除浪費。

 

 

個人看板

有朋友回應給我,他在運用個人看板的時候,不管多麼努力,只要一忙就會忘記把工作持續記錄在個人看板上頭,造成看板長得零零碎碎的樣子,很是氣喪(註1)。我回應:何必在意! 個人看板與一般看板之間最大的差異在於所謂的〝自然法則〞的考量。而不是硬邦邦的數據與效能。那;什麼是自然法則的考量呢?

例如:你作了那些事,為什麼作這些事?
所以真正該在意的是方向,而不是一般看板上面所記錄的:我作得多快,花了多少時間才完成這些事的效能。個人看板;它是讓你拿來檢視個人的生活,什麼事情對你是最重要的。那些數據化的流程指標還有用嗎?

是的,有用的。只是你依據數值所作判斷的方式需要改變。它給你最大的幫助是方向。對於那些你在意的事情,它們會一再擁有較高的優先級別,不斷優先的被執行著,這一點會忠實的反應在看板上,它不會錯的。有錯嗎? 這一點恐怕只有你自己知道,你才能決定重點是有需要調整嗎?是再加強還是減少,為什麼?!

如果你可以沈浸在這樣的自覺裡,個人看板對你的影響不管有多大或多小,你都已經開始改變了。

 

(對個人看板想多了解一點,請再參考: 運用個人看板做時間管理用來提升個人效能的「個人看板系統」。或是參考: 成功學大師.柯維的著作"與時間有約" First Things First, 這是我的一個好朋友David Dong所送的書,值的閱讀)

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註 1. 實行個人看板時,最常收到的問題:[ 為什麼我無法「持之以恆」呢?]

讓行為科學來回答我們:《原來這樣做才有效》作者石田淳指出,人們之所以無法持續做某件事,並非因為個人「意志薄弱」「能力差」或「個性懶散」,原因只有一個:「行動失去焦點」。
一般人會想要持續進行的行動,大致可分為兩種模式:
一、是「增加不足的行為」,例如持續學習外語、長期運動等,以補強原本不足的部分。
二、是「減少過度的行為」,例如戒菸、減肥等,以根除原本超過標準的行動。

》如何讓行為持續呢?
石田淳建議,要讓行為能夠持續,有兩種方法:「控制目標行為的產生」和「控制阻礙目標行為的敵對行為產生」。換言之,想要強化某項行為,就得讓「目標行為」容易做到,並抑制會造成阻礙的「敵對行為」。

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用來提升個人效能的「個人看板系統」– Personal Kanban

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用來提升工作效能的個人看板

(在Youtube 上的說明影片 )

用來提升個人效能的「個人看板系統」Personal Kanban ,創始人 Jim Benson

  • 一個人需要執行敏捷開發 Scrum ?

這是一個經常被問到的問題,

請問: 工程師一個人要如何來執行敏捷開發Scrum呢? 有必要嗎?

過去我的答覆都是這樣的: 由於Scrum對角色的要求,因此一個人沒有必要執行Scrum,只要符合敏捷開發的精神就可以了。但是在經年累月的scrum課程中這個問題始終沒有間斷過,確實有很多工程師屬於長時間、一個人單打獨鬥的環境下進行開發作業,但又渴望能有提升效能的方法,那要怎麼辦呢? 現在增加一個答案可以回答了,請嘗試「個人看板系統Personal Kanban

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「 個人看板起始於先弄清楚自己現在的狀態,然後逐漸的邁向對未來的願景。」

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(上面的問題在我的書裡頭說得較詳細。書裏頭用「類專案」來談一個人如何敏捷的做專案。「類文件」:一個人開發需要些甚麼文件。書名:" 精實開發與看板方法)

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用來提升個人效能的個人看板系統

個人看板是用來增進個人理解自己的工作和進一步透過分析來改善流程使得更有效工作的方法。它透過視覺化目前手頭上的工作,然後運用WIP(work in process: 半成品,對軟體工作者而言,指的是還在coding中的程式 )的管制來調整個人對工作進行的流程管理,進而能夠經由有效的管理工作流程來提升工作效能。真是很有效率,也很有趣! 特別是採用微軟系列開發工具的工程師,若能夠透過 Visual Studio 所提供的看板機制,實際管理一下自己的工作與生活瑣事,讓撰寫程式的工具與個人的生活事物相結合也是一種提升個人工作效能的好方法。(看板方法之父 David J Anderson 實際上是出身自微軟, Kanban Method 也是首先運用於微軟的專案上。)當然如果你已經採用了個人看板系統;透過自身的實行,對於整個開發團隊一起實施Kanban Method時,能夠事半功倍是可以預見的。 要深入解釋這種運作,首先要有一種概念:「多工造成效能不佳」談起。(請試著在網路上搜尋: Multitasking is evil 後面在加上 “哈佛” 就有參考文獻了,或是參考這段影片 https://www.youtube.com/watch?v=US9Sff8BFx0 )就很容易了解是怎麼回事了。

多工反而降低了工作效能 — Multitasking is evil

人們總是不自覺的同時處理多件事情。對電腦而言,它能很有效的做到多工(multitask)的動作,而且相當有效率。但人腦卻很難這麼做,我們太容易分心了,對於外界所傳達的訊息我們幾乎來者不拒,是這些干擾的訊息造成我們很容易就開啟了另一個工作而對原來的工作降低了該有的專注力,這一點;對程式設計言;這當然是 BUG的好來源,對測試而言;萬惡則莫過於邏輯思維受到中斷所埋下的缺陷(這是種比較難被測試出來的疏失)。所以針對專注力不夠的朋友,我想推薦Personal Kanban,透過運用它來管理你的工作,運用工具來有效管理手頭上的工作讓生活更好過些。

實行 Personal Kanban 三步驟

  1. 視覺化: 把你手頭的工作用流程畫出來。(Gerry Kirk 在youtube 上的幾篇個人看板運用說明,值得一看!  畫出你的第一個看板)。
  2. 限制WIP(Work In Progress進行中的工作)。(為 Dave Lowe 所製作的一段默片,他運用了Drive through窗口點餐作範例,再清楚不過的說明了WIP的功用,以及我們該注意甚麼。) 試著設定WIP值,請參考這裡WIP 0
  3. 管理工作流(透過反省、分析最佳化你的工作,這是最有價值的一段)。 依稀記得在第一次閱讀 David J. Anderson 所寫的「看板方法」時,就發現給 Comment的許多人中,一致認為看板不只是如此而已,它潛在的可運用空間很大。我想指的就是這裡。(可以參考Gerry Kirk 在youtube 上的其他說明)

(Personal Kanban 的創始人Jim Benson 在書上只列了前二個步驟,並且認為它可以適用在家庭、學校… 任何有人的地方,它能讓人們能更有效的工作(我完全讚成!)。但在這裡我還是加了第三條執行原則,也就是善加管理你的流程。所以這裡就多列了原始Kanban的第三項步驟! )

※ 先介紹 David J. Anderson 所寫的「看板方法」 一書: 如果你想採用 Kanban Method 的話,這是必讀的經典參考書籍。但請務必去看更新資料 http://www.djaa.com/ 查看他最新的定義,這是一個用功的傢伙,隨著時事的改變他也不斷在精進自己所創的理論。(Kanban Method 的開發原則,目前已經稱為6個 practices了)

※ Personal Kanban「個人看板」 Jim Benson 所著。很有參考價值。

kanban
簡體中文版,看板方法:科技企业渐进变革成功之道
personal kanban
原文版

已經沉浸在 Kanban的信息分配多時了,真是有太多麟麟角角,很多只能意會難以言傳的東西,希望找到更好的說詞。想想那些教授看板理論的老師真是難為了。以下是看板方法的六個核心實務(6 practices),前三個常常被稱為3大準則 3 Principles。

6 core practices for kanban

個人看板讓你掌握時間《做自己

個人看板不只是拿來提升個人工作效能, 它更能拿來管理自己生活與工作流程,讓你知道如何掌握時間《做自己》。如何做呢? 靠分析瓶頸來達成改進的需求。

分析三步驟:
(1) 注意自己開始和完成工作的速率。
(2) 每個工作是否按步就班在自己能夠容忍範圍之內完成。
(3) 超過 WIP 限制的情況嚴重嗎? 應該採用寬鬆的方法(加大WIP值),還是緊縮的方法,讓現象能夠改善呢?

(Queue 跟 Buffer 的運用,有一點複雜找機會再來詳細說明)

當然;日子要過得快樂才對,但為了在龐大的工作壓力下還能笑得出來,來試試 Personal Kanban吧!

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一開始;我覺得越簡單越好,就直接用 OneNote 自己畫看板(如圖中最左邊的),後來因為經常坐在床上更新工作事項(當然用iPad了,也就換成 trello了),最近已經換成 KanbanFlow (非常好用!),因為它多了番茄鐘,可以提醒我專注在工作上的時間。建議大家不遑多試試看,用習慣了就是好的。

為何不直接使用 Visual Studio呢?

答案是當然可以! 不過我會建議你用角色的方式來運用 Visual Studio,因為它比較適合團隊運作的方式,你若能將在家裡的角色、在公司的角色或區分成更多角色,分開來運用,則更能跳脫那種公私不分的枷鎖(這是良心的建議)。

附上一張個人使用看板方法的參考圖示。 (想試試看嗎? 參考: 運用個人看板做時間管理)

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結論

你想增進自己的工作效能嗎?你想讓自己活得更愉快嗎?首先;你要先弄清楚此時此刻你要的是什麼?現在什麼事對你是最重要的,你最在乎的是什麼?然後把每天所作的工作,花費多少時間去做,記錄下來。再從記錄上去分析你是否把時間都用在自己最想要的工作上了,如果不是的話,就設法增加它的比重、調高它的優先順序,然後再執行ㄧ陣子看看,持續改善它,讓自己為自己所想要的東西而活。

請參考: 一個人如何施行敏捷 (來自單核工作法的聯想)

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