KPTA 回顧法

一個基於持續改善的回顧方法.

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成功的串連回顧會議中的待改善、改進事項

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在閱讀天野勝先生的《最快最短完成目標的OKR【圖解實踐版】》一書時看到KPTA回顧法,它被用來做為團隊運行OKR時的回顧會議使用,是一種持續改善的工具。殊不知拿它來用在SCRUM的回顧會議中,可以具象化待改進的事項(有一張可見的工作單),雖然它不能被用來估時,像一般任務一樣被某個團隊成員拿來當成工作任務一般地完成。但它卻是大家的共同課題,每個人都可以在衝刺周期中運用閱讀、討論或其他可以達到改進效果的方式來完成(是一張所有人都要簽名的工作單)。也應該加入到每個人在這個 Sprint 中的基本工作,並在看板上從待辦事項欄一直移動到完成欄位。我稱它是一種「課題卡」,是團隊所有成員都必須花工夫去完成的課題。然後在下一次的回顧會議裡拿出來做檢討,是完成了還是待繼續改善。這一點可拿來彌補Scrum團隊在回顧會議裡經常是討論的有聲有色的議題,卻未曾在正常工作中予以有形的改善的缺失。說明如下跟大家分享。

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圖片 002

圖一、第一次招開的KPTA回顧會議

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第一次的 KPTA回顧步驟如下:

  1. 列出Keep: 也就是寫出團隊覺得值得維持繼續這樣做的事項。
  2. 列出Problem: 就是覺得做得不滿意,或還有進步空間的事項。
  3. 列出Try: 針對 Keep所提出的,要求好還可以更好的進階方案,如果是Problem 則提出改善方案。
  4. 選擇 Try: 依據優先序,選擇要執行的方案。
  5. 決定 Action: 也就是具體實行的方法。將它放入看板的待辦事項中,運用特殊的顏色,稱為「課題卡」,是團隊每一個成員都須要花時間去完成的課題卡。

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所謂的KPTA 回顧法;是使用 Keep保持Problem問題Try嘗試Action行動這四個角度的思考模式來進行回顧的方法。上面的圖示是一種視覺化的模板,一種類似看板的實行方式,這種方式也便於運用好寫的便利貼來進行回顧。是一種一開始就能定調在持續循環改善的方式。它改善了一般回顧會議;寫出優缺點的所謂的揚善隱惡的問題,而是在思考「讓下一次變得更好」的方法。

所以「KPTA方法」 的自我提問都跟「下一次怎麼做會更好」有關,「 Keep 」就是下一次還可以繼續這樣做的地方(而不是單純的指優點或成功),「 Problem 」則是這一次發現但尚未解答的疑問(也非單純就是指缺點)。

 

而最重要的是把心思集中在「 Try 」上面,所謂的「 Try 」就是根據 Keep 與Problem 的反省結果,提出下一次如果這麼做「有可能」更好的改進測試!交到 Action欄位中,便是變成具體的在進行中的待改善的嘗試事項了(這一點;也能考慮用到 DevOps上頭,可以讓持續改善不至於淪為空談)。所以比較有一種做實驗的科學精神。最精彩的地方的是,這並非是去構想真正的解決辦法,因為事實上我們通常不知道哪個方法才是最有效的解法(例如: 團隊溝通沒有效率的課題),唯有「先測試後才知道」。KPTA對於用來處理複雜的問題十分有效(例如交付軟體的自動化release作業),因為它是我們很難一次就做對,必須依靠持續改善才能逐步提升效能。

  • Keep (保持):

順利、可持續進行的。歸納哪些部分是下一次要繼續維持的。

  • Problem (問題):

感到不滿意的部分、那些還有進步空間的事項。找出哪些部分是這一次還有疑問的。

  • Try (嘗試):

針對Keep和 Problem所提出的改善方案。提出哪些是下一次可以改進的。

  • Action (行動):

即具體去實行。包括對象、時間、如何做、怎麼做等。就是要實際嘗試的行動,將它放入團隊看板的to-do待辦事項欄位中。

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圖片 003

圖二、第二次以後的KPTA回顧會議

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第二次以後的 KPTA回顧步驟如下:

就從上一回的 KPTA 進行確認開始。

  1. 先確認Try 及 Action 欄位中所寫下的應該持續改善事項,將便利貼移動到Keep,也就是進行設定想要持續改善的項目。
  2. 然後移除不需要的Try 及 Action項目。
  3. 確認 Problem 內仍有待改進價值的問題,去除不要的項目。
  4. 針對 Keep 欄位內的項目進行整理排序,明確化這次要改進的項目。

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KPTA回顧方法的核心Flow也就是所謂的流動」,關鍵行動是「 Try 」的「測試」。為什麼是流動的呢?因為這一次的測試,如果發現了某些值得保持Keep的方法,那麼就會進入下一次 KPTA 反省的 Keep 中。同樣的,如果這次測試發現新的疑惑,就會進入下一次 KPTA 的 Problem 中。因此這裡面的內容會是持續流動的。

 

小結

KPT 方法」最厲害的地方是持續改善;它的自我提問都是跟「下一次怎麼做會更好」有關:
Keep 」: 是下一次還可以繼續這樣做的地方(而不是單純的指優點或成功)。
Problem 」: 則是這一次發現但尚未解答的疑問(也非單純就是指缺點)。
Try 」就是根據 Keep 與 Problem 的反省結果,提出下一次如果怎麼做了便「有可能」更好的改進測試!
要注意的是,這並非是構想真正的解決辦法,因為事實上我們通常不知道哪個方法才是最佳解法,唯有「先測試後才知道」。

KPTA回顧方法」有幾個地方值得我們借鏡,首先就是他「不去問優缺點」的特色,實行敏捷的團隊,每個Sprint結束時都會進行回顧,因此很容易在回顧會議中陷入討論優缺點的迷失,這容易造成隱惡揚善或是常常陷入自我否定的情境,反而忽視了我們真正的目的是在持續改善上頭,一個Sprint的衝刺過程中只是一次的優、缺點表現,其實並不是那麼重要,重要的是下一次怎麼做才會更好,而KPTA回顧方法 的反省方式則全部聚焦在下一次行動上,具有持續改善的效益,它吸引我的地方是可以幫助我們有效的將工作視覺化,並聚焦在持續改進的能力上。

 

再來便是讓改善行為具象化的課題卡;讓團隊待改善的行為有一張實質的卡片,一張所有成員在這個sprint 裡都要做上一回的工作單。他可以提醒大家在待改善的地方多花一點時間去關注它。讓一般的回顧會議不至於流為形式檢討而沒有具體去實踐。我在改善行為的具象化裡時做了課題卡。當然團隊在衝刺過程裡可以有許多的課題,而Scrum 的五大精神指標(專注 Focus、勇氣 Courage、公開 Openness、承諾 Commitment、尊重 Respect)不也正是團隊可以拿來加強敏捷性的最基本課題嗎?

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KPTA回顧會議係參考自日籍作家: 天野勝先生的《最快最短完成目標的OKR【圖解實踐版】》一書;運用在改善OKR的KPTA回顧法。此法可能是天野勝先生所首創。