顧問工作的第一堂課

第一堂課

問題識別」是顧問工作的第一堂課,方法是運用迴圈審視的方法.

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業主最常問的是「你覺得問題出在哪裡?」

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問題識別」是顧問工作的第一堂課

這裡提供我做顧問時很常採用的方式,迴圈審視法來尋找問題:

迴圈審視法: 一種針對工作流程是否形成迴圈的審視方法(system thinking loop)

別誤會,這裡說的不是系統因果循環圖 Causal Loop Diagrams. 這只是我常常引用的方法,它十分簡單是基於一種系統思維的方式(形成系統迴圈)來審視企業、組織或團隊運作流程時的缺失的方法,提供給大家做參考。

迴圈審視法:是一種針對既有工作流程是否形成迴圈(一個系統System)方式的審視方法。只要組織或團隊的行為(process)有地方沒有形成迴路,也就是有流程沒有構成一個系統,基本上它就是有問題的地方,也就是能夠改善的地方。至於要先改什麼地方? 或值不值得去改善,那就要看(業主)對問題的輕重緩急如何排序了。

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系統一定要形成迴圈嗎?

是的;系統思考的核心概念是「回饋環路」feedback loop,它指的是一個系統的輸出(output)會回過頭影響系統的輸入(input)並且形成迴圈的現象。

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例如:

  • 跑 Scrum 是一種迴圈方式。如果少了展示會議,便沒有取得回饋,少了回顧會議就沒有檢討到底學到什麼。如果 Scrum 做得不好,沒有取得效果,通常是這幾個會議執行得有缺陷是最容易出問題得地方。

scrum

Scrum 的四大會議迴圈圖示

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  • 運行看板時,遵循由左往右的方式進行單工式的拖拉移動,它並沒有形成一種迴路的方式(缺少了 Sprint 的觀念),因此就需要定期的來做檢討工作,或是看到完成的欄位累積了一大堆已完成的工作單卻沒有進行回顧的動作時,便可以運用招開回顧會議的方式,開一次團隊自我檢討的會議,把它們正式的清除掉,以便繼續容納接著完成的工作單。這便形成了一種系統式的迴圈,當團隊的工作配合看板的透明化特性,再加上團隊能夠在回顧會議之下進行調適,形成了一種持續改善的工作形式,便得以發揮看板方法的威力。

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看板

對看板加入定期回顧形成迴圈

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沒有Sprint 怎麼實踐 Scrum 呢?

常常遇到團隊的開發模式是一種沒有迭代的方式,開發作業少了累加的現象,大部分需求都是一直做下去,直到專案完工。這會自然形成一種Waterfall 的思維,損失慘重,無法對(周遭的)變化產生應對,久而久之便會對變化採取忽略的態度,這對產品是一種損失,對開發人員的專業知識的獲取也是一大損失。因為少了逐步累進的效果,更難以形成對專業知識的養成(形成專家),而敏捷就是要解決這樣的問題,解決之道是;首先要把需求的增量變小,再加上對(尋求)客戶回饋的檢核動作,讓團隊面對客戶的回饋主動去進行討論(自組織式的調適行為)去應對它。如此便能自然形成小增量、迭代與尋求回饋的迴圈模式了。

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  • 實行敏捷化的企業,最常犯的便是執行一種沒有形成系統迴圈的流程。例如: 需求開發流程(團隊自我回顧是團隊的小系統,形成團隊自我成長的迴圈,如上面的例子一、二。但對於組織而言,系統指的是組織層級一個較大的迴圈,Less稱它為實行OnePBI,也就是組織級的需求排序陣列)。組織常常會忽略針對需求的成果進行檢討回顧以便能形成系統的迴圈(才符合DevOps持續改善的原則),因此必須對OnePBI的實施流程形成迴圈。

 

改善的處理方式,是在決定要實做需求前先進行估算(不是指工程師對開發時間的估算,而是當做了這個需求之後,對市場所回饋的投資報酬率估算,估算不準沒關係,可以經由持續修正來改善它),實作時再在執行開發當中進行估算的調整工作,在做完發布上市後再來做回顧,並於運行一陣子後(時間延遲)再做檢討改善,這樣便可以形成一個系統化的審視迴圈。符合系統思維的模式。

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需求

將組織級別的需求開發加入迴圈

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結語

我在做顧問時很喜歡用這種方式(迴圈審視法)來診斷問題,它又簡單又能很快找到問題。其中一個很大的原因是它符合系統思維(形成迴圈才是一個完整的系統),另外,是組織或團隊可以據此達成持續改善。換句話說;就是當我結束顧問工作後,他們仍然能夠因為有形成迴路的方式,而能夠獲得持續改善的機會。

迴圈審視法應用步驟:

  • 針對既有流程繪製迴圈圖,讓它形成一個系統,無法形成迴圈就是有問題。
  • 形成迴圈後再來思考是否能夠持續進行改善,這一點必須奠基在衡量上頭,有量化的依據你才能知道自己改善了多少。

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缺少科學精神

科學精神」;大部分公司的經營者都少了這樣東西,也就是做任何事時;必須建立於收集可觀察、可經驗、可量度的證據,且合乎明確的推理原則。這才符合科學精神。但大部分的CEO都憑直覺在做事相當的不科學,以至於我們去顧問這些公司時,很容易就能看到問題,但經驗與感情卻牢牢的牽絆著他們的思維,一旦我們(顧問)所提出的解題方法被批評為唱高調時,你的建議就好像從來沒發生過一樣,他們不會在意花了多少顧問費,他們很少會用科學的精神去探討如何才能達成,大多數反而選擇逃避。平白的浪費了許多機會。深不知它比敏捷化還要基礎還要重要嗎?

 

「科學方法」指的是檢查自然現象、獲取新知識或修正與整合先前已得的知識,所使用的一整套技術。為了合乎科學精神,這方法必須建立於收集可觀察、可經驗、可量度的證據,並且合乎明確的推理原則。

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量化你的改善效果或許是做顧問時的第二個課題,但我總是漏掉它。

必要時可以繪製出CLD圖示(因果循環圖 Causal Loop Diagram)對增量或減量做分析。

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系統思維

系統思維是一種途徑協助人們從宏觀角度了解系統,包括了整體結構、模式及週期。相對於笛卡兒及其他人的還原論、哲學分析,它傾向整體主義。因為它關心的是整體及其各部分之間的關係。迴圈審視法是基於系統思維的。

※ 如何開啟系統思維 ?

從看清系統的結構和行為之間的關係開始,先看清楚它是如何運作的,然後再試著去解釋出現問題的表面現象,探究問題的根本原因。