運用個人看板做時間管理

「如果無法管理時間,就無法管理其他事情!」彼得杜拉克留給後世的警語。

杜拉克曾說:⌈ 幾百年後,當歷史學家撰寫我們這個時代的歷史時,他們的重點將不會放在科技、不會放在網際網路,也不會放在電子商務。這是人類前所未有的改變。嚴格來說,這是人類第一次具有實在且立即的大量選擇。這導致人們必須管理自己,但是這個社會卻完全沒有準備好。⌋

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( 個人看板運用示範, Youtube 上的展示影片 )

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To-Do Lists 還是 MindMap … Kanban!

想做好時間管理的人們,你應該試過To-Do lists了,那長長持續向下延伸的工作事項,讓人看了就不知道該從哪裡開始(在www.codeproject.com上頭的那個,他好像是2003 Nov 出來的,不用好奇,他就叫 ToDoList ,我用超過十年了,從 0.3版到現在 6.9版了,持續關注他完全是擔心維護的工程師少了他就會沒事做了 ♥  ),放著一天不用、放過二天⋯,等下次再打開來時就會有強烈的罪惡感了。最後;乾脆就不開了。建議你,扔掉吧!

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你可能也試過 Mind map之類的分析工具,用起來比To-Do lists好太多了,好有成就感哦!每回當眾拿出來總會讓大家驚豔,除了覺得很過癮之外也很有成就感,這樣的思維結構化似乎對構思也很有些幫助,但作完了之後總覺得少了些什麼?悄悄跟你說:是流程,少了流程。一種現實生活不會缺少了的過程。是時候了,來!  試試個人看板吧!

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看板風潮再起

1931年日本人大野耐一開創了豐田時代TPS的美譽,成就了上個世紀人們追求的工業效能的表率。類似的精神也延燒到軟體界我們稱之精益精神 lean development,在敏捷開發 Agile Development 成為軟體開發的主流之後,精實開發也融入了 Agile 的團隊,其中以 Tom & Mary Poppendieck 夫婦在Lean development的創作最為廣受人知,到了 2004年 David J. Anderson 才在思考要如何達到: 1) 希望開發團隊能夠擁有好的敏捷開發節奏,不會在需求不斷變更下從事疲於奔命的開發做業。  2) 找到一種能夠不會給人認為是巨大衝擊,而是漸近式的敏捷變革方式。他的努力成就便是近代軟體"看板方法"的由來。 正確的命名應該是“Kanban Method" 看板方法(Kanban、Kanban Method … 網路上用法不一,但 Anderson 在2012年出書時做了正名 Kanban Method,只要講成軟體界的看板,指的便是看板方法了)。它的確達成了 Anderson的期望,簡單、好實施,這幾年來深受軟體界的喜愛,一時間所謂的 Kanbanize成為軟體開發的風潮。然而 Kanban Method 的本意: 是在 (1) 透過視覺化流程之後,運用 (2)限制半成品的管制方式來一方面獲取最大產出率,另一方面又能獲得盈餘時間可以休息養生(其實是進修或互助)。然後 (3)依靠持續改善開發流程來不斷敏捷化。 這套方法真是簡單好用,拿來用在個人的時間管理上,就成了"個人看板" Personal Kanban。(話說;應該所有的老闆都會要求團隊具有高效能吧,而提升團隊效能的方式不外提升個人效能,跟加強團隊協作方法。所以有趣的個人看板不只對個人有益,對團隊也有十分意義。)

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個人看板做時間管理

個人看板是由Jim Benson 所推廣,他和 Tonianne DeMaria Barry合寫了一本書叫 Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life 出版於2011年2月在Amazon 上很受歡迎,一直維持在四顆星的水準。這幾位人士和軟體界的看板之父 David J. Anderson 都是同一時期致力於推廣看板方法的人物,只是他個人以為看板方法也可以在個人的運用上得到非常好的效能,是一個絕佳的時間管理系統,因此就將時間、精力致力於既可用來提升個人工作效能又能改進生活方向的個人看板上頭(對提升工程人員的效率而言,真是貢獻巨大!)。而我個人則覺得這是工程師必學之術,它是敏捷開法的一員沒錯,屬於 Lean 精益開發的精神,它想做到的是教我們如何不浪費,藉著不浪費自己的生活工作及日常來提高效能。

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現在就下載 Kanban 的 App 到你的平板、手機上

就從今天開始用吧!  我有一系列的個人看板教學資料,大部分是自己做的,歡迎參考。 一開始執行個人看板,你會以為很複雜,但實際上相當簡單。就這麼簡單! 你反而會以為它這麼簡單,所以也不可能有太多功效,那你可就錯了。試試看,感受它的強大效果吧!  Little’s law 是它的工作原理,多了解一些有益無害! 想進階: 請參考 Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business,是看板之父: David J. Anderson 的著作,值得一讀。簡體書為 华中科技大学出版社出版 ,看板方法:科技企业渐进变革成功之道 (因為9月以後空閒的很,經紀公司沒給通告,閒閒沒事做在家,除了早、晚騎車之外就花了許多時間在Kanban Method上頭,打算出書了…,才怪,又想到 Dann 一副不相信的表情,老實說:我也不相信)。在這裡先貼出一些教材來,有時間在把說明加進去(等不及的人,來找我講課就說給你聽)。 ※ 原理如下: (Jim 在書上說的二個步驟,所指的是二步就能做出個人看板了,在這裡我所說的三步驟則是包含回顧之後,進行改善自己的流程。別罵我多事,由於 Lean 精實開發的基本精神就是持續改善,所以就很自然地把第三步加上來了。)

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※ 從哪裡開始,就從製作第一個個人看板開始: (起步要越簡單越好,運用看板方法,很容易就會越做越複雜,越做越大,請記得經常思考可以再簡單些嗎?如果可以的話就少掉這個欄位吧!不要擔心會改壞了,不會的… ,請按照以下這些步驟慢慢走完它)

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※ 接著是把工作用卡片的內容也做出來: 你一定有許多想做的事,還有很多不想做也得要做的事,都列出來吧! 不用怕會漏掉,有漏掉的再補上可以了,天天看天天都能再補上就OK了。 我個人是列有年度看板、月看板及星期看板。有空就從年度看板搬一些到月看板,再搬到星期看板,便可以開始每天的作業了。請記得: Multitasking is evil! 雖然人類很會多工,但如果你想把一件事做得有效率,勸你;還是乖乖一次做一件事,然後全力以赴吧! 填卡片,一定要寫那麼多嗎? 當然沒必要,不夠的時候再加就可以了! 很抱歉,我列多了…,隨意就好。

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※ 接下來,該做一些符合自己作息的修改了(在這裡我只是舉自己的例子做說明而已)。 Buffering 緩衝區法,運用增減 Buffer 大小的控制方式,正是 Kanban Method 的威力所在,請依據利特爾法則 Little’s law (下面會講解這個法則的),來追求最大的產出。(對個人而言最大的產出是甚麼? 這一點很容易讓人疑惑,我的定義是;我還能夠做得更好嗎? 好多少? 有意義嗎? 對個人而言,改善就是做得比上次好。但通常是不被抱怨就好了。) 緩衝區法很好用,但一旦用了WIP值就增加了,也就是說又增加浪費了,所以使用緩衝區法需要節制些。

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※ 如果看板不能跟我們真實的生活或工作狀態接軌,那不管利特爾法則有多大效用,在我們身上它都是沒有意義的。經過上面的幾個步驟後,我想大家應該都能輕易上手了,但為了讓個人看板真正能提升我們的效能,只有讓工作能真實的反應在看板的流程上頭,才可能獲得實質的改善。所以用心一點,讓流程真實得顯現出來吧! 我舉以下的〈等待〉為例。 等待是最沒有產能的工作,即使在個人的看板系統裡頭,你仍然會發現它充滿了人與人之間的合作關係,這正是所謂的人是群體的動物,是不可能離群索居的。那些與其他人相互關聯的工作,往往不僅僅是效能的問題它可能還牽扯到彼此之間的滿意和信任的程度,這些或許才是你真正在意的。因此把你認為重要的工作呈現出來,已經是一個好的開始了。

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為什麼要限制半成品數呢?

在軟體發展中,利特爾法則是這樣描述的:半成品數量(WIP) = 產能( TH) * 開發週期時間( CT)

  • 半成品數量(WIP: Work in Process): 開發系統中,未完成項目的平均數量(例如: 缺陷、使用者故事、變更請求…等)。
  • 產能(TH: THroughput):  團隊在單位時間內的產出。
  • 開發週期時間( CT: Cycle Time): 團隊完成一個項目所花費的平均時間。

利特爾法則的動態性是令人驚奇的。說明如下: 如果依照公式,為了提高產能 TH,有二種方式可以做到,一是減少開發的週期時間,另一個方法則是增加半成品數量。看起來很簡單,但是有趣的是這二者並非獨立數據,它們有相依的關係,如下圖:

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也就是說: 通過增加更多的半成品數量提高的產能有一個極限,產能在到達極限之後會開始下降。(最有名的範例是麥當勞的 driver-through點餐,有興趣的人請自行參考。) 因此如何來限制半成品 WIP數與獲取最大的產能TH值,便成了 Kanban方法不斷從看板上做調整以追求開發瓶頸的工作了。

這便是步驟五所在追求的事情,也就是透過限制 WIP的數值觀察產能是否提升,以尋求最佳平衡點。 (說得稍微簡單了些,這裡有較深入的分析)

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※ 任何事情總都會有例外,當IT部門遇到緊急的事件時,通常就會啟動所謂的標準作業程序(SOP),用來處理發生的緊急狀況。在個人的日常生活上,恐怕很少人會給自己制定SOP守則,但遭遇到緊急事故;看板方法該如何來規劃呢? 就在看板下方另外開闢一條渠道來單獨處理它,我們稱之為:新增渠道的處理方法。這正是所謂的多工,對效能而言是很不好的,但事出必有因,再怎麼無奈也得做。而且必須盡快做完,需要 WIP值時可以直接寫在橫向的第一個欄位上(我用紅色工作項的卡片來代表)。

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※  事後的檢討作業是獲取經驗的最佳方式。雖然自我檢討很容易流於一廂情願。但仍然不能失去這個寶貴的機會,讓回顧成為邁向更好的明天的基礎。在回顧完畢後便可以清除完成的工作項目了。

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個人看板可以讓我們生活得更有效率,透過視覺化自己的日常生活處理事務的方式,讓原本可能渾渾噩噩度過的一些日子變得看得見又明確許多。透過設定WIP值來限定可以工作的事項,會讓我們擁有更多盈餘的時間來做更多的事,生活的更美好。而透過不斷的檢討,可以改善人與人之間的關係,真是一舉數得。

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思考問題:

● 限制WIP 在個人看板有用嗎? 在團隊協作的製程上限制半成品數量wip很有意義,效果可以很快看到。但個人看板;針對自己一個人的工作事項,有意義嗎?

● 是甚麼原因讓看板奏效的?

是因為畫出來就可以做視覺化的追蹤嗎? 還是因為限制了半成品(work in progress)的數量,並且減少了浪費在任務切換上所消耗的精力? 或是因為通過簡單的測量,例如: 開發的週期時間(cycle time)和產能(Throughput)給自己提供了頻繁和有力的回饋檢討呢?

● 這就是 Kanban Method看板方法,好像蠻簡單的?

下面張圖是 David J. Anderson 在倫敦精益大會 Kanban 日使用的Slide,主旨在說明如何由淺入深的運用 Kanban Method。

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持續改善

看板方法是典型的改善工程,它的改進方式強烈的依靠經驗,因此問題成了你最佳的導師,所以成長的過程就變成: 發覺問題 -> 思考如何改善並嘗試改善它 -> 在解決問題後,繼續再來…。因此持續改善便成為了他的座右銘。

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實行個人看板時,最常收到的問題:[ 為什麼我無法「持之以恆」呢?]

讓行為科學來回答我們:《原來這樣做才有效》作者石田淳指出,人們之所以無法持續做某件事,並非因為個人「意志薄弱」「能力差」或「個性懶散」,原因只有一個:「行動失去焦點」。
一般人會想要持續進行的行動,大致可分為兩種模式:
一、是「增加不足的行為」,例如持續學習外語、長期運動等,以補強原本不足的部分;
二、是「減少過度的行為」,例如戒菸、減肥等,以根除原本超過標準的行動。

如何讓行為持續呢?
石田淳建議,要讓行為能夠持續,有兩種方法:「控制目標行為的產生」和「控制阻礙目標行為的敵對行為產生」。換言之,想要強化某項行為,就得讓「目標行為」容易做到,並抑制會造成阻礙的「敵對行為」。

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換言之,就是想辦法把它變成「習慣」,運用行為科學的理論,製造「線索(一種提示型的徵兆 – 產生規則行為- 作到了就給獎勵」,設法引導自己吧!

 

 

 

用來提升個人效能的「個人看板系統」– Personal Kanban

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用來提升工作效能的個人看板

(在Youtube 上的說明影片 )

用來提升個人效能的「個人看板系統」Personal Kanban ,創始人 Jim Benson

  • 一個人需要執行敏捷開發 Scrum ?

這是一個經常被問到的問題,

請問: 工程師一個人要如何來執行敏捷開發Scrum呢? 有必要嗎?

過去我的答覆都是這樣的: 由於Scrum對角色的要求,因此一個人沒有必要執行Scrum,只要符合敏捷開發的精神就可以了。但是在經年累月的scrum課程中這個問題始終沒有間斷過,確實有很多工程師屬於長時間、一個人單打獨鬥的環境下進行開發作業,但又渴望能有提升效能的方法,那要怎麼辦呢? 現在增加一個答案可以回答了,請嘗試「個人看板系統Personal Kanban

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「 個人看板起始於先弄清楚自己現在的狀態,然後逐漸的邁向對未來的願景。」

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(上面的問題在我的書裡頭說得較詳細。書裏頭用「類專案」來談一個人如何敏捷的做專案。「類文件」:一個人開發需要些甚麼文件。書名:" 精實開發與看板方法)

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用來提升個人效能的個人看板系統

個人看板是用來增進個人理解自己的工作和進一步透過分析來改善流程使得更有效工作的方法。它透過視覺化目前手頭上的工作,然後運用WIP(work in process: 半成品,對軟體工作者而言,指的是還在coding中的程式 )的管制來調整個人對工作進行的流程管理,進而能夠經由有效的管理工作流程來提升工作效能。真是很有效率,也很有趣! 特別是採用微軟系列開發工具的工程師,若能夠透過 Visual Studio 所提供的看板機制,實際管理一下自己的工作與生活瑣事,讓撰寫程式的工具與個人的生活事物相結合也是一種提升個人工作效能的好方法。(看板方法之父 David J Anderson 實際上是出身自微軟, Kanban Method 也是首先運用於微軟的專案上。)當然如果你已經採用了個人看板系統;透過自身的實行,對於整個開發團隊一起實施Kanban Method時,能夠事半功倍是可以預見的。 要深入解釋這種運作,首先要有一種概念:「多工造成效能不佳」談起。(請試著在網路上搜尋: Multitasking is evil 後面在加上 “哈佛” 就有參考文獻了,或是參考這段影片 https://www.youtube.com/watch?v=US9Sff8BFx0 )就很容易了解是怎麼回事了。

多工反而降低了工作效能 — Multitasking is evil

人們總是不自覺的同時處理多件事情。對電腦而言,它能很有效的做到多工(multitask)的動作,而且相當有效率。但人腦卻很難這麼做,我們太容易分心了,對於外界所傳達的訊息我們幾乎來者不拒,是這些干擾的訊息造成我們很容易就開啟了另一個工作而對原來的工作降低了該有的專注力,這一點;對程式設計言;這當然是 BUG的好來源,對測試而言;萬惡則莫過於邏輯思維受到中斷所埋下的缺陷(這是種比較難被測試出來的疏失)。所以針對專注力不夠的朋友,我想推薦Personal Kanban,透過運用它來管理你的工作,運用工具來有效管理手頭上的工作讓生活更好過些。

實行 Personal Kanban 三步驟

  1. 視覺化: 把你手頭的工作用流程畫出來。(Gerry Kirk 在youtube 上的幾篇個人看板運用說明,值得一看!  畫出你的第一個看板)。
  2. 限制WIP(Work In Progress進行中的工作)。(為 Dave Lowe 所製作的一段默片,他運用了Drive through窗口點餐作範例,再清楚不過的說明了WIP的功用,以及我們該注意甚麼。) 試著設定WIP值,請參考這裡WIP 0
  3. 管理工作流(透過反省、分析最佳化你的工作,這是最有價值的一段)。 依稀記得在第一次閱讀 David J. Anderson 所寫的「看板方法」時,就發現給 Comment的許多人中,一致認為看板不只是如此而已,它潛在的可運用空間很大。我想指的就是這裡。(可以參考Gerry Kirk 在youtube 上的其他說明)

(Personal Kanban 的創始人Jim Benson 在書上只列了前二個步驟,並且認為它可以適用在家庭、學校… 任何有人的地方,它能讓人們能更有效的工作(我完全讚成!)。但在這裡我還是加了第三條執行原則,也就是善加管理你的流程。所以這裡就多列了原始Kanban的第三項步驟! )

※ 先介紹 David J. Anderson 所寫的「看板方法」 一書: 如果你想採用 Kanban Method 的話,這是必讀的經典參考書籍。但請務必去看更新資料 http://www.djaa.com/ 查看他最新的定義,這是一個用功的傢伙,隨著時事的改變他也不斷在精進自己所創的理論。(Kanban Method 的開發原則,目前已經稱為6個 practices了)

※ Personal Kanban「個人看板」 Jim Benson 所著。很有參考價值。

kanban
簡體中文版,看板方法:科技企业渐进变革成功之道
personal kanban
原文版

已經沉浸在 Kanban的信息分配多時了,真是有太多麟麟角角,很多只能意會難以言傳的東西,希望找到更好的說詞。想想那些教授看板理論的老師真是難為了。以下是看板方法的六個核心實務(6 practices),前三個常常被稱為3大準則 3 Principles。

6 core practices for kanban

個人看板讓你掌握時間《做自己

個人看板不只是拿來提升個人工作效能, 它更能拿來管理自己生活與工作流程,讓你知道如何掌握時間《做自己》。如何做呢? 靠分析瓶頸來達成改進的需求。

分析三步驟:
(1) 注意自己開始和完成工作的速率。
(2) 每個工作是否按步就班在自己能夠容忍範圍之內完成。
(3) 超過 WIP 限制的情況嚴重嗎? 應該採用寬鬆的方法(加大WIP值),還是緊縮的方法,讓現象能夠改善呢?

(Queue 跟 Buffer 的運用,有一點複雜找機會再來詳細說明)

當然;日子要過得快樂才對,但為了在龐大的工作壓力下還能笑得出來,來試試 Personal Kanban吧!

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一開始;我覺得越簡單越好,就直接用 OneNote 自己畫看板(如圖中最左邊的),後來因為經常坐在床上更新工作事項(當然用iPad了,也就換成 trello了),最近已經換成 KanbanFlow (非常好用!),因為它多了番茄鐘,可以提醒我專注在工作上的時間。建議大家不遑多試試看,用習慣了就是好的。

為何不直接使用 Visual Studio呢?

答案是當然可以! 不過我會建議你用角色的方式來運用 Visual Studio,因為它比較適合團隊運作的方式,你若能將在家裡的角色、在公司的角色或區分成更多角色,分開來運用,則更能跳脫那種公私不分的枷鎖(這是良心的建議)。

附上一張個人使用看板方法的參考圖示。 (想試試看嗎? 參考: 運用個人看板做時間管理)

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結論

你想增進自己的工作效能嗎?你想讓自己活得更愉快嗎?首先;你要先弄清楚此時此刻你要的是什麼?現在什麼事對你是最重要的,你最在乎的是什麼?然後把每天所作的工作,花費多少時間去做,記錄下來。再從記錄上去分析你是否把時間都用在自己最想要的工作上了,如果不是的話,就設法增加它的比重、調高它的優先順序,然後再執行ㄧ陣子看看,持續改善它,讓自己為自己所想要的東西而活。

請參考: 一個人如何施行敏捷 (來自單核工作法的聯想)

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