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主管房間裡的看板

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主管看板

以決策為主的看板

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分成二個部分來協助主管管理它底下的專案與團隊,第一部分是看見追蹤紀錄。第二部分則是用來協助主管進行決策分析的部分。

  • 追蹤紀錄(涵蓋 Dev開發 及Ops維護 的全面考量)

  • 決策分析 (運用逐漸成熟的大數據及人工智能所提供的範圍與機率等數據式的資訊,協助主管進行決策,包含: 衡量、槓桿點與決策三個欄位)

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決策分析

曾經幫一些主管設計他們房間裡的看板,那個時候我心裡想的是戰情室的構想,因此詢問了主管想要得到的資訊是那些,就直接以滿足他的需求來做設計囉。但是這個主題一直困擾著我,到底主管房間裡的看板應該做到那些事呢?

 

決策!

現在想起來,應該以協助主管做各種決策為主來設計看板才是。甚至能夠提供預測的資訊就更有價值了。主管如何做決策呢? 通常是試透過「衡量」,依照觀察所得來的資訊去做決定。過去我們常常說:「如果不是自己所能控制的因素時就可以不放進看板裡」,但萬一碰到委外開發時,有需要掌握的事項時,則多半以紅、黃、綠燈的方式來表現在看板上頭(如果能更進一步運用較精確的數據來作依據,對決策的準確度就更有把握了)。其實;這個時候就可以交給位在主管辦公事裡的看板來做好風險的控管,由主管來監控並進行衡量後做成決策。

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把一個問題敘說清楚,這個問題就已經解答了一半。

–          查爾斯.凱特靈

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衡量 (measure)

把衡量放在主管進行決策分析的第一個動作,目的是要打破一般主管主觀的將許多事物看成是不可衡量的,因此做決策時的資訊就少於應該有的資訊,因而提高了錯誤的機會。其實萬事萬物都是可以衡量的(註1),而且大多時候你都無須大動干戈就能獲得足夠的資訊來進行決策分析。做衡量時,我們真正該弄清楚的不是一個明確的數值,而是藉由降低對事情的不確定性來增加做決策時的正確性。

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若我們能夠衡量資訊本身的價值,便可以運用它來判定進行衡量的價值。其實因爲我們去衡量而誘發的價值,也十分值得關注,打員工績效的KPI就是ㄧ個最好的例子。因此在這個板子上的種種績效,都是員工視為追求表現的事跡。主管可以善用這種看板的透明化讓團隊持續處於積極進取的工作狀態。

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這裡所謂的衡量是指向度量的範圍及機率,並非指向ㄧ個明確的數值,目的就是要你不必對不清楚的事情或事實去作猜測性的假設。而是用範圍與事情可能產生的機率來協助你作決策。例如: 蒙地卡羅模擬法(註3. Monte Carlo Simulation)目前已廣泛被運用在金融工程學,宏觀經濟學,生物醫學,計算物理學等地方,但在未來 AI人工智能大數據的強力推展下極可能成為風險分析的基礎運算範疇。

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衡量的定義」:

根據一項或多項觀察,以數量表達的方式來降低不確定性。

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槓桿點

就是改變系統的關鍵點。這是系統思維(System Thinking)的基本理念,將看到的問題視為是系統結構的一種表徵,當我們想解決問題時必須擁有全盤性的考量,思考要如何才能將資源投入到解決問題的系統結構上。這裡所謂的槓桿點,指的就是在系統某處的一個關鍵點,當我們施加一個小的變化時,就能導致整個系統行為發生顯著而巨大的轉變(註2)。

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幹桿點_1.png打勾者為 Scrum 既有的關注點

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小結

我是基於二個理念來決定為主管看板加入「衡量」與「槓桿點」二個欄位的。第一點、是想協助主管降低下決策時的不確定性(先進行衡量,在做決策。千萬不要有先入為主的觀念,認為這件事是不可或不易測量的或太花時間)。第二點、則是系統思維,這是實行DevOps 三步法的第一步原則。應該以動態的系統思維來考量解題時應該關注的施力點,而不要以線性方式來作思考(例如: 二倍的工作量的需求,就可以以加入二個人力的方式來解決。但是,動腦的工作,絕不是 1+1=2 這麼簡單的,它是非線性的)。

 

主管房間裡的看板,跟團隊日常站立會議的看板有何差異呢? 其實主管也很需要回饋也需要與團隊溝通,因此這個看板是主管在下決策前用來與團隊進行討論的一個基礎看板(團隊中可能有Dev 的看板及以維護為主 Ops 的看板,但在 DevOps 的系統思維下,是不應該把開發及維護的看板區分開來的),它陳列的是我們追蹤到的紀錄,並敘述了主管衡量後的結果,其中包含了我們認為可以據以改善系統行為的關鍵點,也就是槓桿點。這個板子充分的展現了主管下達決策時的考量,跟足以支撐這些決策的關鍵因素。他讓(主管)一向神秘的決策變的公開而透明,是實行DevOps時的一大基礎。

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(這裡不對追蹤紀錄的部分做說明,有疑問的話來聽我的演講吧!)

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1. 萬事萬物都是可以衡量的

麻省理工學院指定教材,長踞亞馬遜網站商業類暢銷榜,一生受用的衡量技術!

商業、科學、生活上所有問題的解答
任何需要做分析、決策的人必讀之書

世界上沒有任何事物是不能被衡量的。
所有看似無法量化的難題,
只要能讓你知道得比以前多,就是一項成功的衡量。
本書對於降低決策風險、排除不確定性,大有幫助!

 

2. Thinking in System 系統思考 by 唐納拉.梅多斯

系統思考,是以整體、動態去思考問題的思維模式,
是複雜動態系統中「化繁為簡」的智慧。
提升系統思考的能力,才能克服思考盲點,
面對複雜性的挑戰,進而徹底解決問題。

工作,其實就是不斷地解決問題,然而,有些問題遲遲無法解決,或是即使換人改用不同的方法,也找不到好的對策因而疲於奔命。事實上,這是因為面臨「複雜性」的挑戰,牽涉到「系統性的問題」。

 

註 3. 蒙地卡羅模擬法(Monte Carlo Simulation)是一種基於大數法則的實證方法,當實驗的次數越多,它的平均值也就會越趨近於理論值。 蒙地卡羅模擬法最能涵蓋投資組合的各種風險因子,尤其是某些難以進行估算的非線性投資組合(如含有凸性的選擇權等),只要假設合理,此模擬能將分配精確的呈現出來。不要從這裡開始,除非你是ㄧ位經驗豐富的分析師,否則我會建議由常態分布曲線(normal distribution)開始。

 

作決策時,另一個很推薦的是 丹尼爾.卡納曼 的展望理論(英文:prospect theory),是一個行為經濟學的理論,為心理學教授丹尼爾·卡內曼和阿摩司·特沃斯基提出的。這個理論的假設之一是,每個人基於初始狀況(參考點位置)的不同,對風險會有不同的態度。它之於經濟學的貢獻就好像敏捷對專案開發一般,推翻了許多古老的假設,以務實化從朔了理論,並引起了巨大的改變(作者為此獲得 2002的諾貝爾經濟學獎)。公式如下:

IMG_1951

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Written by ruddyllee

2017 年 06 月 09 日 at 22:46:56

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