個人看板篇 – 一個人如何施行敏捷

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這篇文章是為了配合91App新進人員的敏捷訓練課程,融合了敏捷開發Scrum及精實看板Personal Kanban,並運行在《單核工作法》上,所製作的一個人實施敏捷-個人看板篇。內容包含: 看板運行說明如何實踐個人看板(youtube影片)、簡化版的個人scrum 運行及單核工作法的原則說明。目的是為了提升個人的工作效能。

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目的在追求個人效能的持續優化

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因為使用方便的電子看板卻損失了: 視覺化思維、機會教育、團隊聚焦、…

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如果你站在看板前,卻不知道要看些什麼的時候? 請試著運用「系統思維」來視覺化團隊的工作. 將看板視成一個迴路系統,然後將精實原則拿出來考量一番。

看著看板上的紀錄,思考著回顧會議時可能提出來討論的種種重點。接著想想看板上是否需要調整什麼地方 …,  看板系統就自然形成迴路了。

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看板規則簡單,主要在透過處理Queue的行為,以優化我們的效能 

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敏捷就是小增量、多迭代、尋求回饋

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Scrum 定義角色、會議及產出物形成一種應變需求變化的框架

SCRUM輕量化的流程選擇了讓團隊有較大的自組空間來做應變,短短的Scrum Guide只有簡潔的規範,目的是讓團隊在嘗試實踐中循著持續改善的路線前進,這便是一種小增量多迭代尋求回饋的作法。

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結合「看板方法」+ Scrum框架 來實踐「單核工作法」的 個人一日Sprint

個人的效能為出發點,我們在看板上視覺化自己的日常工作,並融入scrum的運行理念,以便於聚焦的「五件事清單」為增量,配合著單核工作法在專注與全景模式下持續切換進行,然後在每一個迭代完成後尋求回饋,調整檢視中間突來的插斷,在調整我們的步調繼續進行學習與改善。

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將一天的工作在 專注模式 全景模式 中持續切換,以追求效能.

突如其來的插斷,可以先置於"集草器清單" 待回顧時再進行檢視決定何時進行除草作業。

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運用專注的工作來提升自己的效能

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整點時間之間切換專注地工作與全景休息、客觀觀察的模式,(集草器清單表;好比scrum及看板的遺漏清單;目的是對突發需求的捕抓以避免遺漏)

單核工作法;就是在優先順序評估和專注狀態之間切換 :
》在全景模式中, 放眼整個地平線上的任務:從現在開始的一小時最好用來做什麼?
》給單核專注時段設置一個固定的長度 (整點時鐘) 有助於保持良好的節奏。

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配合單核工作法的個人看板設計

  • 代辦事項: 包含了個人健康、興趣、家庭事務及公司工作。
  • 5件事清單則在全景模式時進行填補、判斷。
  • 檢核欄位: 提供自我檢查,
  • 另外次欄位提供 等待 的暫存區,因為真實世界等待難以避免的。
  • 最後的完成區,提供夜晚上床睡覺前的回顧動作,並藉由email來記錄結果,以便形成持續改善。

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未在台上市的「單核工作法」圖書

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你可以結合看板用戶故事地圖Scrum的框架,高效的進行個人的工作

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時間急迫不是害你事做不好的重點,去做不重要的事才是浪費你精力及效能的元凶.

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刪掉那些浪費你時間的元兇,養成高效能的好習慣

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沒有上市以前的需求都只是半成品

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讓團隊一起做需求排序,勝過於拼命趕工

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要珍惜時光就要做工作的優先排序,保持科學精神減少直覺行事

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專案開始之初,首重看見全貌 – 系統思維

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看見全貌後,先知道自己在哪裡? 距離目標有多遠?

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夢想也可以是目標,只要它有可實行的步驟,就有機會達成

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由內往外,先問 Why? 再問 How? (Why so / so What)

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敏捷的思維架構在小增量、迭代、回饋上頭

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計畫可以帶來信心,但執行敏捷時要以實務的變化為依歸.

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養成高效的第一個好習慣: 以積極負責的態度面對生活

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全部資料圍繞在這三個主題: 單核工作法、Scrum 及 看板方法.

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單核工作法實施步驟

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生活中該做、想做的事情就好比陳列著需求的 Product backlog

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五項任務清單就好比計畫會議後的產物 Sprint Backlog

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一次專注於一件事,正是精實看板所謂的單工作業

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整點時間的切換休息可以讓我們敏捷的調整工作的優先序,回饋則形成系統迴路

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切換成全景視窗讓我們在休息時又有重新排序工作(接受干擾、插斷)的機會

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我們都懂得要求PO對需求進行排序,卻忽略了對自己生活事項的排序。

-我們是自己生活的PO

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記得刻意練習所教我們的嗎? 先了解自己的狀態去適應環境,也就是先自覺 Awareness.

選用的方法(提升效能的方法或工具)必須適應環境;要根據自己最新的個人經驗,一 點一點調整。沒有放之四海皆准的方法。

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圖片 005

一種避免偏頗解讀的有效方法

看板上展現的是工作流程,對團隊而言是他們做事的文化,對個人而言是你處事的方法。所以不論你是面對自己的看板或是想要了解別人的看板,都應該避免一種錯誤的解讀,也就是產生偏見。上面的 D.I.E 模式正是用來避免偏見的有效方法。

Chris Argyris 克里斯·阿吉里斯 跟我們說: 「人類有自己編撰故事然後再自圓其說的傾向。」也就是「左手欄」的誤解。為了避免對事務有錯誤的解讀,運用 D.I.E 模式可以協助我們思考。

1. 首先;就自己所看見的進行描述 Description(思考的方式是;這是什麼? 也就是試著描述自己看見了什麼) ,

2. 然後進入解說階斷Interpretation(也就是站在團隊的立場思考,這對他們意味著什麼?),

3. 接著才試著做出評價 Evaluation(也就是對你而言這意味著什麼?)

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一個人的Sprint(ppt)

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{ 大家都知道"健康第一“這句名言,但卻很少把它放在心上 }

健康」包括: 身體健康,和心靈、環境健康,三者缺一不可。

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0008.png加入用戶故事地圖可以讓我們看見全貌

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個人故事地圖_1

試著為自己的任務編排個人用戶故事地圖,會有意外的收穫!

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{ 作了第一場「一個人的敏捷」研討會,這是PPT。 }

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參考:

 

 

一個人如何施行敏捷

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我們應該把重點放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患於未然。

– 時間管理. 史蒂芬·柯維

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一個人的敏捷開發流程(一日Sprint個人看板)

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一個人如何敏捷 (一日Sprint),作法說明

按照事情的重要程度把它們放到5件事清單上(註2,不管我們有多少事要做,就先拿出前五名來放入清單中),啟動全景鬧鐘(在>25分鐘的整點或半點時段設定鬧鐘,註3),接著;開始專注於一件最重要的事,進入專注模式開始工作(衝刺)。當有新工作出現時,不要立即去做,先放到清單裡去。如果有人來打擾你,先問是否可以稍後再來,如果不行,問清楚事情的重要程度如果比你現在在做的工作還要重要,就去幫他處理。否則就繼續做完手頭的工作直到鬧鐘響起時在回到全景模式,停下你的工作,進入休息狀態以客觀的態度審視待辦的工作清單,挑一個最重要的工作設定好全景鬧鐘,繼續衝刺。在這種專注一件工作的專注模式與全景模式之間進行切換,然後繼續去完成工作清單裡的下一個工作(註1. 參考自單核工作法)。把完成的工作,評估一下工作做得好的、跟不好的地方,寫在Email裡然後寄給自己,直到渡過這一天,最後在就寢前回顧一下這些信件,如果有所感想就把它寫在信裡回給自己(反覆寄信給自己的方式,就稱為自我回饋的模式,例如:我通常在google搜尋到重要資料時,就會把資料作彚整一下,然後寄給自己作成註記及紀錄,便利以後回顧用,也可以用來作爲自我更新.,註 5.)。

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全景鬧鐘Panoramic alarm clock

先來談談「全景鬧鐘」,這是一種透過整點或半點時段設定鬧鐘的方法,在鬧鐘響起時強迫自己進入重新客觀的審視,回過頭來看自己手頭所有的工作(很像 Refinement,但更像 Inspection,是一種系統思維的想法),也就是強迫自己回到看見全貌的模式。這種時時提醒自己看見工作全貌的方式,可以避免發生局部優化的現象(讓設定的整點時間來提供我們延遲決策的機會,同時能夠使得決策更正確些)。這個觀念來自於阿蘭·拉金Alan Lakein美國“時間管理之父”(他說;我們一定要在專注工作的時候使用鬧鐘來計時,並強調這個世界上根本不存在“沒時間”這回事)。反過來;我們把它對照到一個正在運行scrum的團隊,這件事便是站立會議了,也就是說我們可以在進行站立會議時;將他視為是一種用客觀的角度來審視所有的工作項的時機。

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一個人要如何敏捷呢?

就從把一天當成一個「個人的Sprint」開始,每個Sprint只專注於一件目前認為最重要的工作,用全景鬧鐘來提醒自己應該要切換模式了,一天中持續的在極度專注的工作中(專注模式),以及切換到客觀審視所有手頭上的工作 (全景模式)之間,包括別人的干擾及突然在腦海中浮現出來的工作,都要先做客觀判斷再去做它,也就是在允許的情形下,先把這些突來的工作放入清單中,等切換到全景模式之後,在經過客觀的做判斷後,決定它是不是目前最重要的事,然後才開始工作。

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敏捷 = 務實,也就是盡量減少去做假設

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緊急的工作 vs 重要的工作

很多任務會讓人進入所謂的來者不拒的響應狀態,好像你必須立即回應,否則就會錯失良機似的,我們姑且把它稱作是緊急的工作。但那不是它的重要性,緊急的事未必是重要的,而重要的事不去處理它,不久它就一定會變成緊急的事了。我們需要客觀的來判斷工作的重要性,因此需要設定全景鬧鐘,讓自己有機會運用客觀的視野去審視所有手頭的工作,讓最重要的事排在最前面,運用務實的態度來讓自己敏捷起來。

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善用個人看板

個人看板可以讓你腦袋裡的想法透明出來,這樣子的記錄可以幫助學習、增強記憶又能提供事後回顧時的軌跡,好處多多。(請參考Jim Benson 的 Personal Kanban)

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一個人的敏捷看板

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{ 大家都知道"健康第一“這句名言,但卻很少把它放在心上 }

健康」包括: 身體健康,和心靈、環境健康,三者缺一不可。

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克服無法持之以恆的焦點定律

要想養成一種持之以恆的習慣是不容易的。我們往往在聽完演講或有所見聞之後會開始計畫實行改變自己的生活方式,或是想要養成某一種好的生活習慣,但常常結果是三天打魚兩天曬網,無法持之以恆。為什麼呢,為什麼我們無法持之以恆呢? 失去焦點可能是一個失敗的最大因素。

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根據克卜勒第二定律,在同樣時間間隔內,行星繞著太陽公轉所掃過的面積相等。

生活應該是多焦點的

行星的運行是有恆的,它依據橢圓的軌跡,運行規則是;橢圓軌道上的任意點到二個焦點距離之和為一定值。也就是說;在同樣時間內太陽和運轉中的行星的連線,所掃過的面積是相等的。這有一點「天行健,君子以自強不息」的味道。用橢圓來詮釋天體的運行是著名的克卜勒(Kepler)定律。橢圓形是一個有趣而特殊的圓形,它有二個焦點,就好像我們每一個人,都有在公司與家庭之間的生活一般,如何尋求像行星一般的運行規則,讓工作和家庭生活能夠取得好的平衡,明顯的是人生的一個重要課題。當你在運行個人敏捷開發的時候,便很容發現自己會將公司的工作和私人的生活混在一起的現象。上面的個人看板就展現了這種狀況。這是事實也是真正的現象,這樣畫的看板是正確的,千萬不要把生活上的任務跟公司的工作分成二個不同的看板來執行。因為如何取得二方面之間的平衡點才是重點,分開來便無從比較,看不出二者之間的比重了。下面是我的建議:請運用個人用戶故事地圖來實踐多焦點的視覺化。

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個人故事地圖運用個人的用戶故事地圖來尋求「生活焦點」

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個人任務的用戶故事地圖

日常生活裡,不論在公司或是家裡,都有太多任務等著我們去處理了,如果我們不能經常看見全貌,可能就會造成一些自己所無法預期的後果. 而把任務排成用戶故事地圖正可以協助我們看見全貌。(如果你很熟悉用戶故事地圖的話,可能會發現地圖的最左側欄位多了些什麼,那是我拿來簡單分類用的目標欄位,是不是讓整個視野一下子變得容易規劃多了呢?).

個人用戶故事地圖可以讓人好像看到了自己的未來,一些我們每天急急忙忙過生活都沒花時間去注意的事情,現在看到了,然後有機會去規劃實踐它了,它讓我們彷彿看見了生活的全貌。接著該作的是排序,依照事情的輕重緩急排列一下,然後把最重要的幾個任務放進待辦清單理頭,設定好你的全景鬧鐘,讓自己進入專注模式,開始衝刺吧!

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結論

敏捷不能沒有回饋,沒有回饋的敏捷就幾乎就沒有敏捷。怎麼說呢?因為敏捷是針對需求多變的特性所衍生出來的處理方式。但是一個人怎麼敏捷呢? 無形的解答是去遵循敏捷的價值觀,只要思考方式符合敏捷宣言(敏捷四大宣言)即是敏捷了。至於有形的部份,Scrum的框架則是最受歡迎的了,但它有三種角色,單單一個人是無法運行的。因此每當被問到一個人如何施行敏捷時,總是以自己寄信給自己,用自我回饋的方式來實踐敏捷。但一直等到看見《單核工作法》,Staffan為個人的時間管理所作的佳作才改變了我的思考方式。如果我們將每次專注工作的方式當成是小增量,把在全景模式與專注模式的切換視成是進行迭代,不就完成了一種敏捷的典型工作方式了嗎?試想一個人在一天裡運用小增量加上運行一日內的多次迭代開發不正是實踐了敏捷開發嗎!因此試著將它畫成了類似Scrum的圖形,希望對實行敏捷有興趣的個人可以來嘗試看看!

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回家的路上跟睡覺前都是評估風險的最佳時刻。

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看遠一點

專注一天的工作得以完成一日的小增量也就是獲得一日的小成就,我們若能夠把目標放得更大一些,也就是專注於更大的時間區間,例如一週,則便能夠完成更大的目標。如果你已經嚐試過一日Sprint的效能了,則或許你應該看得更遠些,擁有更遠大的目標,請試著把一日的衝刺放大成一週的衝刺,試著讓你的目標能夠實現, 人生也將會變得更美好。祝 有恆!

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註1. 參考自單核工作法

單核工作法圖解》by: Staffan Nöteberg. (瑞典)

註2.  5件事清單

將所有你想要做的事,遴選前五個最重要的工作放入工作清單中,就稱之為5件事清單。至於你想多放幾件進來,我也沒意見。

註3. 整點或半點時段設定鬧鐘。

目的是維持有25分鐘以上的時間差距。例如: 10:03 分的整點或半點時段為10:30,10:15 的整點或半點時段則為11:00. 是一種運用鬧鐘在一段時間後提醒我們做決策的方式,它既可讓我們專注於手頭的工作又具有延遲決策的效應。

註4. 時間管理. 史蒂芬·柯維

著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要(如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等)、既不緊急也不重要(如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等)。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患於未然。在人們的日常工作中,很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做,隨著時間的推移,造成工作質量的下降。因此,應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上,需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約,自己的時間才不會被別人所占據,從而有效地開展工作。

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0017.png你該這麼處理

註 5. 請參考: 斯蒂芬·科维的《高效人士的七个习惯

積極主動、以終為始、要事第一、雙贏思維、知彼解己、集思廣益和自我更新。

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