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Emergent Design 演化設計

極致的看板運作 : 讓看板成為 SCRUM 的引導工具

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「潛移暗化」,孔子曾說:「不要去結交道德修養不如自己的人。」和比自己更有品德的人交往,才能自然而然地受到他們的影響。後來「潛移默化」這句成語就從這裡的演變而出,形容人的思想、性格或習慣受到影響,不知不覺中起了變化。

透明化而非潛移默化

引導的目的在讓事情變得更容易進行,是一種讓事物更易於進展的技巧。當運用在團體活動時,便成為「以中立的立場管理團隊活動的各個過程,引出團隊合作,對其提供支援,以讓團隊活動的成果達到優化,或達到最佳化的效果的活動謂之。」而看板正可以運用透明化的特性,讓團隊預先知道接下來要做些什麼的可視化能力,讓團隊的成員能夠提前啟動思考,讓人們透過視覺化後得以降低對未來不確定的恐懼或疑惑。這一點不只能運用在團體的活動項目上,對於傳統的 PPT式教學也能夠提供很大的幫助。

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PPT式的教學,少了聽眾的參與和互動,效果打了折扣。

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Ppt式的講課方式,是典型單向的「推」的授課方式,若能運用引導的技巧,讓授課產生了「拉」的行為模式,則效果必定加倍。試想;透視覺化的看板,讓參與者一目了然於接下來的步驟和行為,再運一些有趣、引人深省的圖像,隨著講述的內容相互輝映,跳躍呈現在看板上頭,這種顯示方式不但可以加深聽者的記憶,更能引發學員有跳脫框架式的聯想,真是太有價值了。(註 1)

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一個描述展示會議過程的看板

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一目了然的「展示會議看板」,任何進入展示會場的人士,只要看一眼看板就可以清楚的知道今天的議程,而對遲到的人或沒跟上議程的人士,也能很快的跟上來。上面的圖示,表明了這次的展示會議將會有一個大(L)的展示及一個小(S)的展示,展示後將進行回饋,他們的限制WIP數個別是 5 跟 3個回饋。而目前正在進行第二個展示項目。Sprint 目標區的 3及4的工作今天將不進行展示及回饋。

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一目了然的看板: 揭開看板在Column之間的規範

很多規畫看板的人士都忽略了,讓人們很清楚的知道看板背後的各個欄位的規則,可以十分有效的造成團隊的共識。作者Henrik Kniberg的佳作,針對看板的說明直接描述在看板下方,簡明易懂效果奇佳。

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運用圖像,簡單的說明圖示及欄位規則

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運用看板作為視覺化的引導工具 – 展示會議

這張圖示就是上面的展示會議看板,但稍稍作了一下變化,讓展示變成聖誕節的禮物或是過年過節時的紅包,有人會不喜歡的嗎? 是跨張了些,但回饋是鞭炮,大的、小的或一連串的炮竹果然是來自利益相關者的回饋,不過癮嗎?!

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看板也可以輕鬆一下

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結語

引導是一種技巧,因為很容易運用因此也很容易誤導,所以務必謹記減少誤踩"引導的技術債" (有人默認了,但心存不爽) — 當你常常運用引導的方式來刻意的影響或改變團隊的決擇時,可能會有不小心走了捷徑(違背了團隊的正常決策體系)而自己卻沒有查覺到的情形,久而久之後自然會累積出不良的團隊反饋(團隊成員不願意作決策、容易起衝突、鬧皮氣),就稱之為「不良引導所產生的技術債」。而用來消除引導技術債的良方,則是持續培養建立給予團隊自我作決策的依據標準(例如: 道德標準),而運用看板方法進行引導時,可以視覺化的力量消彌技術債的累積。

(年初收到北京 2017DevOpsDays的邀請函,順勢就把最近自己正在嘗試的看板與引導作了結合,拿來做發表的題目。希望對大家有些幫助! )

目前的PPT檔如下:

(右上角的符號,表示: Must: 一定會講的, Should have: 應該會講, Could have: 可能會講, Won’t have: 不會講的)

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註 1.

PPT的推與拉;請參考 David Sibbet 著 Visual Meetings。及"PPT的認知風格"網路請搜尋PowerPoint Tufte.

 

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Written by ruddyllee

2017 年 01 月 27 日 於 11:47:20

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