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Emergent Design 演化設計

如何讓專案透明化?

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Scrum 理論的三個支柱,它們分別是:透明化,檢驗,與調適性。

透明化:

工作流程內的重大要件對於那些對產出負責的人必須是顯而易見的。透明化要求這些方面被一套共同標準所定義,所以觀測者能夠對所看見的事物有一個共同的認知。

 – Scrum 指南

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最好的方法 – 運用看板方法讓開發工作被看得見。

最好的時機 – 在站立會議時作更新,讓開發團隊能更忠於自己的工作。

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敏捷開發最大的成本 – 溝通

這幾年很流行的一種辦公室裝潢,就是打掉辦公室裡所有的隔間,只擺上幾張大大的,像極了蘋果專賣店的黃色木紋Apple展示桌,然後四周牆壁都是白板或是可以塗寫的玻璃,至於那些無法移除的柱子,也是貼上了白板或玻璃,讓整個辦公室完全沒有隔間空空蕩蕩的,在這樣的辦公室裡只要抬頭就能看到所有的人,目的正是為了透明化,為它所能帶來「溝通」上的便利。很多公司都依樣畫葫蘆的這麼作了,但是很少有管理人員懂得去教導員工要如何去運用它,去善用這些設備來進行溝通進而提升效能(白板/玻璃(要選擇可以吸磁鐵的那種)都能在上面畫看板、能夠黏貼工作單、能寫下Memo、能用吸鐵,又能輕易擦拭乾淨,重新再來過)。其實它的一個重要目的,便是給予團隊一種良好的討論空間,讓團隊養成隨時隨地進行溝通討論的習慣,並久而久之自然形成為團隊的一種文化,一種沒有溝通障礙的文化。

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000-apple-storeApple Store的標準外觀

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如果你也有這麼一個辦公室,記得善用每一個角落、每一塊白板、每一個可以黏貼注意事項的地方,善用它;並「制定簡單的辦公室運用守則,讓所有的員工都知道怎麼正確地去運用它。讓辦公室的種種器材成為溝通上的最好工具。它能讓團隊開發的效能達到無形的提升作用,也能間接的讓專案更透明。

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{敏捷辦公室的運用

  • 最顯明的區塊適合放置看板牆、會持續改正的最新架構圖及最新的會議結論(能貼一些會議結論所拍下來的討論照片更好!),要設法讓它成為「戰情室而不是公布欄。

  • 轉角適合放置使用者故事地圖(待辦工作事項product backlogs)、績效表現或回顧時決議的待改善事項。

  • 團隊成員之間的樑柱則宜標上團隊名稱(代表某某團隊的工作區,這麼做可以增加團隊的歸屬感),適合二、三人的小組進行討論用,或貼上最近正在忙著做的工作事項或是下回準備展示的 Demo會議目標都會很具有宣示性,可以讓大家都清楚的知道這一塊區域都在做些什麼(可以增加團隊的責任心)。

  • 然後各個地方都要隨時可以拿到白板筆、板擦、3M黏貼紙、尺、多種顏色的磁鐵… 等等必須的器材。}

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{制定辦公室的簡單規範:

範例: 當運用樑柱型的白板進行討論時,人數大於三人以上就必須進入會議室才能繼續討論,以維護辦公室的安靜。(它也是團隊自我管理的簡單規範之一)}

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如何讓專案更透明呢?

找個最明顯的地方當做看板牆,在上面建立一張(或多張)的看板,上面記載著專案的進度,明白的顯示出每個工程師此時此刻正在開發的工作或是維護的工作,這些工作的狀態,是否有緊急事件或是特殊狀況出現…等等,然後每天在這裡召開站立會議。目的是讓大家都能看見,看見風險及看見之後觸發它隨時都可以進行溝通討論的地方。更重要的是能顯示出來,能顯示因為看見之後所採取的改善措施及改善之後的結果。

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000-communicationmodes

面對面站在白板前面是最佳的溝通方式。

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最好的溝通管道?

如上圖所示,最好的溝通管道是二個人能夠「面對面運用白板來作溝通的溝通方式(最糟的是文件,再來是email,然後是即時性的軟體,如 line或 slack)。而不是遠端透過電子裝置來顯示的方式。因為對話一定要凝視對方的眼睛,才能看出真偽,也好提供參考及判斷。在白板前面容易激發較深入的討論,尤其是可以將結論用手機拍下來作成紀錄,便於事後回憶檢討,相當有價值。

 

辦公室太吵怎麼辦?

空曠的辦公室最怕吵雜。記得破窗理論嗎? 當環境中有不良現象出現時,如果被放任存在,就會誘使人們仿傚,甚至變本加厲。所以當辦公室太吵時怎麼辦? 應當做的是嚴格要求團隊自治(製訂簡單的規範),對同一個區間的吵雜現象必須立刻制止,並要求他們到會議裡進行討論。然後在辦公室的角落裡設定站立的coding區,專門給需要安靜的人士一些空間。

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辦公室的吵雜度正好可以作為團隊自我管理的指標之一。

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000 some kb.jpg維護作業,適合用「人」作橫向欄位來建構看板,可以增加責任感。

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看板如何提供透明化 – 讓主管寫使用者故事

透明化的目的,就是要讓我們看得更清晰。但我們都知道,資訊的多寡絕對不等於透明化的高低,要展示出一些對觀看的人有意義的資訊才對。這個意思是要適度的隱藏不重要的資訊,反而可以讓透明度增加。也就是說能夠維持足夠的抽象化,對透明化才有真正的幫助。這也正是我們設計看板時,要決定應該放多少屬性上去的依據。顯示多了不一定好,而且還要浪費不少時間在做勞作。顯示少了,就很容易被挑毛病,接著還要花時間做解釋。而真實世界的看板運作就是在它應該提供資訊的多寡之間持續做調整,主要的依據是它想說明些什麼? 我習慣讓有此需要的人士(就是主管了)採用講故事的方式告訴我它想要什麼? (哈哈!這招好用極了,可以讓主管們也學習運用使用者故事來描述他們的需求。請注意:很少看板會像下面的範例只服務一個人的。所以一般在製作看板時,要由團隊一起來撰寫使用者故事。這是一舉數得的動作,Scrum Master務必要貫徹執行它)。

《 範例 》

身為一位一級主管,我想要看到各科組目前專案的進度,以便於可以調整部內的資源。

解譯:

  • 這個看板的主要使用者是一級主管,所以這個看板可能就放在他的辦公室裡。

  • 他最想要知道的事是專案的進度。

  • 目的是想要調整部內的資源去協助他們。

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小結

看板不只是用來靜態的做顯示用,它也可以拿來動態的調整團隊的開發流程。我們可以視團隊目前最迫切的需要來進行調整。例如明確性高的維護作業,可以以人為單位,採用職責分明的方式來設計看板牆(如上圖)。至於創意性較高的開發工作,則可以適當的增加一些抽象度,例如:讓看板的重點轉向功能層面的顯示,也就是已經完成哪些功能,正在進行、測試哪些功能及有哪些功能即將進入開發階段。規則是適度的指向開發完成那些功能為重點,並設法凸顯它,而不是密密麻麻的補滿整個看板,讓細節都展示在看板牆上,反而看不出重點來了。

 

看板擁有一項最大的任務便是顯示流程進度。善用看板的欄位加入或刪除則可以改變團隊的工作流程(最常見的是為了提升品質,而加入code review的欄位),或是改善開發的速度(調整半成品數)。但最重要的是它可讓專案透明化,讓風險提前被看到,讓原本一直被忽略的屬性凸顯出來(例如多工所造成的忙碌、效率或是隱藏的缺陷技術債)。然後再試著改改流程、增減限制看看改變之後的結果,嘗試著去改善它。

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提供持續改善的依據,才是透明化真正的價值所在。

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為什麼我沒有採用電子化的工具呢?原因是團隊的運作能採用實體的看板牆是再好不過的選擇了,這跟開會時與會人員是否在現場有著類似的效果。

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Written by ruddyllee

2016 年 09 月 09 日 於 18:10:35

一個回應

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  1. […] 具體方法怎麼做呢? 請參考 如何讓專案透明化? […]


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