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Emergent Design 演化設計

如何設計看板 –交互式看板圖

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「交互式看板圖」是拿來協助設計看板用的設計工具。

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如果你看過我寫的「精實開發與看板方法」的話,應該對設計看板的起手勢很清楚了,請把這一段文章當成要設計看板前的進階補充。以下是「交互式看板圖」的製作步驟。交互式看板圖的設計目的是針對傳統看板在設計時,少了留下明確的欄位製作說明,而容易造成看的人去猜測當初設計者到底是什麼用意的現象。為了克服這一點,才引發我設計交互圖示的想法,也就是把產出物及簡單規範都加了進來(產出物,這是一個有趣的概念,我的出發點本來是想加入交互interactive互動式的行為,也就是描述它是在什麼樣的情形之下來進行互動的,但不知不覺的就很自然的變成了輸出入的產出物了)。

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00 交互式看板結構圖

交互式看板的結構圖示

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【 製作步驟 】

步驟一、把現有的流程畫出來 –視覺化,畫出看板的雛形。
這是務實的作法,不要急著改善任何東西,先照實的畫出目前的工作流程,這個動作叫做「看見現況」。然後一定要把工時標上去,這叫「看見浪費」,請確實的回顧一下自己目前的工作效能。

 

步驟二、區分整個流程的輸入及輸出部份,把它寫在看板的上面,也就成了交互式看板的中間層。
拿寫程式來作比喻,我們在撰寫功能程式的時候,第一件事便是要清楚的界定輸出入的各個參數。一定要先隔離功能的邏輯部份讓它變成黑盒子似的盡量抽象。抽象可以讓你看到更多,讓你減少改來去的次數(這是年輕工程師往往在沒有規劃之下,就太快開始coding時,造成大量返工而大量浪費時間的的地方,也就是沒想清楚就開工了,然後落入改來改去的迷陣中,而不知不覺的就把簡單的功能變複雜了)。

 

步驟三、開始針對各個欄位,依照它們的目的來制定規範(也就是最上面的說明層)。
從簡單的地方開始,用三言二語的簡單描述來敘述規則,用它來說明每個欄位的基本定義。目的是讓團隊的成員或後來才加入的成員,都能清楚看板設計在最初設計時的用意。同時它也能成為下次修改時的依據。

 

讓Wip的設定值有所依據
剛開始接觸看板的學員, 通常都不知道如何來設定Wip值。為此我經常會收到求救的email,信裡面附上看板的照片,然後求教該從那裡著手設定WIP值呢? 一般,我會先問開發團隊的品質如何?(很少聽到有滿意的答案的。)所以接著我就會要求把看板上負責檢核的欄位的 WIP值直接設定成【WIP= 1 】,先不要管其他的欄位,就只設定檢核的欄位的WIP值,試試看結果會如何?而且要求他們要忍耐三天以上,才能通過開會的方式,適度的放寬這個數值。你猜結果會怎麼樣呢?!歡迎嚐試看看。

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我把學員不知道如何設定WIP值,

歸咎於沒有可以反覆推敲的說明來作為依據。

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{ WIP:Work In Progress半成品。所指的是尚未作完全的工作,也就是沒有跑完所有流程的工作。當 WIP值越大時,即表示團隊的開發效能越差,也就是越浪費的意思。 }

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由於每個欄位都會直接影響到執行流程時的效能,所以尋求正確的WIP值來作為調整的依據至為重要,因此交互式看板圖示才會刻意設計一段簡約的說明來規範它。這段規範正是用來教導你如何設定Wip值的依據。不論你是把它調大還是調小,只要能針對規範所想達成的目的去設就可以了(一旦你開始採用交互式看板來設計看板時,那種不知道為何或如何設定Wip值的疑惑,自然就不會產生了,因為你已經製定了簡單的規範,它能告訴你怎麼來定Wip值了)。

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範例說明: 下面是在一般課程結束時通常都會有的問答時間,而我喜歡把它作成看板,上一篇文章裡沒有仔細的說明,現在補上,我稱它為「Q&A 看板」。對學員們解說看板,通常我會把欄位規則,都放在每個欄位裡面,才來解釋給學員聽,讓學員的視覺有所依據。但一旦採用了交互看板的設計圖示,則說明就可以放到相對應產出物或互動的區域作統一的描述,它可以讓說明變得更完整。說明如下:

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Screenshot_20160628-100332~2

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欄位一、「問題」欄位WIP=10,

是用來設限整個Q&A區段的時間,當講師預計回答一個問題需要2分鐘的話,則WIP設10就等於設定整個Q&A問答的時間將會在20分鐘內結束。

《規則》,預計回答一個問題需要2分鐘,希望能夠回答盡量多的問題。

(因此,我們便可以依靠調整WIP的大小,就能控制Q&A的時間了)

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欄位二、「分析」欄位WIP=3,

意思是最多可以同時綜合幾個類似的問題一起同時回答的上限值。

《規則》,允許同時回答類似問題的數目設為3,大於3的時候會害怕太凌亂無序。因此原則是為了減少一下回答問題的時間,並要求能夠保持清晰而不致於凌亂。

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欄位三、「回答」欄位WIP=1,

意思是明確的要求教師在回答問題時以2分鐘為上限。

《規則》,為了控制整個Q&A的時間,所以希望教師在回答問題時內有時間的限制。

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欄位四、「確認」欄位WIP=3,

意思是最多可以同時有三個問題可以進行確認的動作(通常就是要求提問題的人,點頭識意對剛剛的回答是否滿意)。

《規則》,確認欄位必須與分析欄位相對襯,綜合了三個問題一起回答,當然確認的問題數也要設為三了。

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》交互式看板圖的說明部份,正是希望把欄位設定的規則寫在「說明」的部份,讓未來在需要調整Wip數值時知道要依據些什麼。

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IMG_20160630_085027~3

{用中文直式的寫法來撰寫欄位說明,很有趣。 }

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小結

復習一下;看板方法的基本設計步驟: 一、視覺化即有流程. 二、設定WIP值. 三、 管理流程. 而「交互式看板圖」則為一、視覺化即有流程。 二、針對流程寫出對應它的輸出入產物。 三、在說明欄寫入各個欄位的規範,並依據規範設定WIP值。

交互式看板圖,目的是在協助設計看板時寫下欄位的規範以協助觀看者進行「解讀」看板的動作,同時也能協助你作為設定WIP值時的參考依據。它強調的是說明與規範,它能讓看板本身更容易被了解,希望你喜歡它。

 

 

 

 

 

Written by ruddyllee

2016 年 06 月 30 日 於 22:58:00

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