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用 Trello 運行看板方法

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許多人問我為什麼不用 Trello 運行看板呢? 答案是怕誤導了。

(Trello 指的是 https://trello.com/)

(老實說,我是Trello的早期用戶了,用它來管理專案也至少超過4個年頭了。確實好用,但它運行的不是看板方法。這篇文章對應的Slide 在此)

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Trello不是拿來提升效率用的,是管理專案資訊的工具。

就如它的封面上所強調的 Organize Anything,你可以把任何數位的東西都放進去都不會遺失(光是這一項功能就很棒了!),它是拿來溝通、安排、協調、規劃專案用的。但對於「工作效率而言,還是要運用看板方法來提升。請不要驚訝,Trello不是看板。

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凡是沒有設限半成品 WIP 限額的流程,就不是在執行看板方法。
– David J. Anderson. –

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Trello 不能設定半成品WIP限額,Chrome 有推出extension – Chromello 來提供它設WIP的能力,裝起來之後用了一下,但一想到還有IE及其他瀏覽器,也就放棄了。要知道;當沒有設定WIP限額時,流程就不會被阻塞住(阻塞就是產生盈餘時間),沒有阻塞當然也就沒有看板方法了,對流程也就無法做到持續改善的功能了。

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» 你還是堅持要在 Trello 上運行看板,這裡沒有什麼特殊的秘訣可以教你,就是必須在思考上跳脫Trello的束縛(當然它是Open source,自己改! 也是一個方法)。一種作法: 就是直接將WIP值填到欄位的說明上面。當需要緊急渠道Swim lane時,就另外在開一個看板來運行。別難過我就是這樣做的。另外;就是必須要有正確的認知,以下是建議的作法:

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如果你想採用Trello 來運行看板方法的話?! 至少在執行時需要考慮到:

基本上有二個理論是運行看板方法不可缺少的:

  1. 運用 利特爾法則 Little’sLaw 在不影響產能的清況處理「盈餘時間」。也就是勇敢的去設定半成品WIP限額

  2. 明確的實行拉動系統(Pull System)

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要讓Trello能夠真正符合這二個原則其實不難。二個步驟說明如下:

第一、先將現在的流程與 Trello 的欄位相吻合

也就是把專案開發的流程據實反映在欄位上,然後拿掉自己無法控制的部分,或是採用「等待的欄位」來反映真實世界的行為。(如果你是要做個人生活管理,而不是一般的專案開發的話,請另外開闢其他看板,讓在看板上流動的工作事項,具有比較相吻合的特性,個人的工作項目與專案的待辦事項Product backlog差異太大,有機會再來談這個)。

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第二、具體的實踐拉動系統Pull System。

這是一般採用 Trello運行Scrum 開發架構時最常忽略的地方。我們以為自己明確的在實行 Scrum 架構,那就是真正的拉動系統了,其實因為Scrum 沒有具體處理流程行為的規範,所以往往我們沒能真正的運行拉動系統。那該怎麼做呢? 很簡單,就是對流程加上「解讀」的動作。只有透過解讀之後,才能真正進行拉動的行為。怎麼做呢? 運用解讀看板四部曲: 更新、解讀、提問、調整。

 Kanban 解讀四部曲

  • 更新 Renew: 更新工作事項,依據「完成的定義來啟動拉動原理更新看板。

  • 解讀 Interpret: 依據工作事項的類型、服務類別、到期日或是工作事項在queue內停留的時間來進行分析、了解。

次欄位

主欄位: 開發,WIP: 2, 次欄位: 進行中完成

  (由於Trello 無法實作次欄位的設定顯示,造成工作的狀態被隱藏了起來,可以視需要另位加入一個欄位來適當反映出現狀,如上圖所示: 工作事項A. 還在進行中尚未完成,等完成後便可以移動到"完成的次欄位“,等待真正的拉動行為。對於緊急事件的處理方式; Trello 也沒有 swim lane的功能。)

  • 提問 Question : 對工作事項、對優先順序、對瓶頸 …, 都可以提問,但重點是要問對人

  • 調整 Adjust: 針對執行上面三個步驟所得到的結果進行分析討論並決定如何解決(是對工作事項 進行合併、分解呢? 還是調整 WIP值),運用調整的方式漸進的讓流程得到更順暢的改善。

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說起來挺簡單的,但真正作起來會有一些個複雜(因為我們已經習慣由工具的規範來幫我們思考了,而忘了解讀看板時經常需要一些跳脫制式的規範,請參考精實原則),用下面這個範例提供大家做參考(Public 在這裡: 很抱歉,由於Trello的 Public有太多Bug了,所以暫時先不開放,需要的人請來email。)。

trello 範例

範例一、使用 Trello 運行看板

我在自己的看板課程上已經使用 Trello 了,但總覺得可以再多做一些改善,會在這裡持續補充。

Written by ruddyllee

2015 年 04 月 14 日 於 11:43:22

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