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精實軟體開發之步驟二、幫To do list加入狀態: 看板篇

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todolist

傳統的待辦工作清單(To do list)

待辦工作清單(To do list)在多工的情形下確實幫不上什麼忙。看起來像一串的表單,即便我們紀錄了工作狀態,當想知道工作事項的狀態時就得一個一個的去查看,很是麻煩! 但;若是我們向旁邊加入第二個欄位或更多欄位,用來描述工作事項的狀態,在視覺上就完全改觀了。

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工作事項列表加入流程狀態後就成了看板

 

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上面的圖示裡,我們為工作清單(To do list)加入了,開始作業的「進行中」In progress欄位,以及作業完畢之後的「完成」Done二個欄位。這樣的改變,使得工作清單一下子變成了描述流程的工作看板。把「完成」圈起來的目的,是想強調在多工作業時完成的意義更重於單工作業。因為多工所帶來的作業轉換除了轉換工作時的消耗、時程壓力,其實最可怕的是缺陷的產生,錯誤是其次因為它容易被看見,但隱藏著的缺陷才是在未來必須付出龐大代價的東西。因此值得在這裡強調Done的定義。

 

將流程據實的對照到工作看板上

上圖只顯示了「待辦 – 開始 – 完成」三個很抽象的流程狀態。當我們想多知道一點目前工作的狀態時,免不了還是需要去翻閱各個工作事項的紀錄,然後再試著跟流程結合起來,才能夠看出整個工作流程的現況。如果要改善這個問題,就必須讓真正的工作流程能夠與工作看板有著一致的流程對照,如此便能夠清楚的看到每個工作項目在工作看板上的流動過程。這種繪製實際工作流程的各種活動的對照行為就稱之為繪製價值流程圖(Value Stream Mapping,它的價值巨大這是無需多說的,它是豐田精益製造Lean Manufacturing的製程控制基礎)。

realflow

將流程據實的對照到工作看板上

 

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緩衝區的設計

進行中的欄位下方的二個次欄位的部分就是所謂的「緩衝區」的設計,也就是增加「進行中」和「完成」的次欄位,它的目的是讓主欄位的工作狀態更清楚。同時可以顯示哪裡出現了「盈餘時間」。

加入半成品(Work In Progress)限額

為欄位設定WIP限額是看板方法的必要步驟,如果你發現工作板上沒有為WIP設限,那基本上它就不是在實施看板方法(依據看板之父 David J. Anderson所述)。為流程設定同時可以進行的工作數,目的是為了追求最大產出而有效的限制半成品數,他是依據利特爾法則(little’s law)而來。(詳細資訊參考: https://ruddyblog.wordpress.com/2014/10/19)

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完成半成品限額的設定

 

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上圖中在檢核(Verify)欄位中我們將WIP設成2,表示這個欄位最多只能同時有2件工作項目在進行中,而他的前一個欄位(進行中欄位)則有3個半成品的額度,這表示當進行中的項目只要遇到粒度較小(較容易完成)的工作項目時,就很容易會產生阻塞的現象。既然知道容易出現阻塞的問題,那為何還要做這樣的設計呢?理由很簡單;因為它可以盡快找到問題。如果你的產品不容許有任何差錯的話,則可以嘗試將檢核欄位的限額改成1,這表示只要有任何工作項目出問題,整個流程就會被強迫停下來,一直到它被解決了為止。

啟動拉動系統

依照重要性排序完待辦事項之後,接著就可以開始由最重要的工作事項來啟動流程了。流程由左往右、由上往下,只要前面的關卡沒有發生阻塞(依據各個欄位設定的限額大小),就可以把它拉進來開始進行工作。這個拉動的行為就稱它為實行拉動系統(Pull System),通常由團隊成員自己主動做拉動(Pull)的工作,而不是被上級所指派(Push)去做某一項工作。這是典型的自主行為,完全符合團隊自主組織的定義,是屬於效能最佳的一種工作方式。

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拉動系統事主動挑選工作事項的行為表現

 

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阻塞的現象

當欄位前面的關卡到達半成品(WIP)的設限時,流程就被迫停止下來了。我們稱它為阻塞(Blocked)的現象。這個時候,所有的團隊成員都會發覺流程不動了,此時,通常手頭工作已經做完的成員為主動過來幫忙,因為它甚麼事都不能做了,無法拉動新的工作事項進來工作,當然就只能來幫忙了(這是團隊發生共同面對問題的時間,團隊精神在這裡將會得到發酵,主管可以客觀的觀察整個協作的過程,這是得知成員個人個性的好時機)。

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流程阻塞

 

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沒有產能! 這對流程而言是一大傷害,所有的人瞬間都會勒緊褲帶、戰戰兢兢的過日子,此時盡快找出解決方案才是上策。主管要切記;千萬不要由釐清權責的怪罪或責難工作不力開始。工作流程因為跟大家都息息相關,所以非常容易勾起情緒上的反應,如果是針對個人的話;它容易反映你的工作效能及待人處事的能力。對於團隊而言,就更為有趣了,請參考以下的分析:

【剛剛做完手頭工作的成員】

  1. 會有機會再肯定手頭的工作事項是不是真的、踏實的做完了。

  2. 會思考是不是自己先前工作所造成的,或是評估是否會對自己未來的工作事項有所影響。

  3. 會主動去幫助跟自己最熟悉的夥伴。

【手頭還有工作的成員】

  1. 雖然抽不出時間來幫忙,但會詢問狀態並嘗試提供意見。

  2. 思考是不是自己先前工作所造成的,或是評估是否會對自己目前的工作事項有所影響。

【主管】

  1. 避免直接聽取問題的來源,減少干擾正在奮戰解決問題的工作人員,應該選擇信任成員能夠自行解決問題。

  2. 採取事後檢討的方式,避免直接介入問題,並應該保持樂觀的態度。

  3. 藉著每次危機處理,增強團隊協作的能力。

  4. 認識成員的人格特性,引導他們朝正面發展。

 

更完整的看板漫畫可以參考

精實軟體開發之步驟一、識別浪費

 

 

 

Written by ruddyllee

2015 年 03 月 05 日 於 15:29:09

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