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Emergent Design 演化設計

如何提升個人工作效率

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效能並不能為你換來滿足感的,人生也不見得會因產能的增加而變得更美好。

史蒂芬.柯維《時間有約

目錄

  1. 澄清Lean跟Lean Startup

  2. 運用精實原則來提升個人工作效能

  3. 結語

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1. 澄清Lean跟Lean Startup

我們先來澄清一些觀念: 所謂的Lean跟Lean Startup 其實是二回事。

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精實精神跟「好點子」無關

精實精神可以幫你提高效能。但它跟精實創業所謂的好點子,還真是沒有太多關係。常常聽到有研究生在報告裡說到:「創新的成功方程式就隱藏在敏捷(Agile)和精實創業(Lean Startup)裡。」看得人一頭霧水,實在會吐出血來。網路社會上這類的錯誤報告真是多得難以言喻,在這裡陳清一下。

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Lean的由來: 精實Lean這個詞彙為John Krafcik,1988 年在他的一篇文章 “Triumph of the Lean Production System"裡所首先提出來的。他稱之為精實製造Lean production,指的是製造業的精實理論。你一定猜得到,這是典型豐田製造的成果,沒錯!它們都來自於製造業,這些精神基本上都是在追求高產能的管理原則。這幾十年來一直被其它非製造業的行業所學習與模仿著。軟體界的精實軟體開發便是其中的一個例子。老實說;它跟創意無關。明確的說;應該說精實精神就是藉由持續改善而達到追求高效能的一種精神。精實創業Lean Startup則是一種發展商業模式與開發產品的方法,是由Eric Ries在2011年首次提出了企業開發產品的方法。很多人把他們連想在一起,但實際上是無關的。

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2. 運用精實原則來提升個人工作效能

如果你急著嘗試的話,做法如下:

步驟一、排序你的 To do list –運用電子看板把它依序排列好。

步驟二、加入狀態欄,形成基本看板牆–To do list 放在第一欄。

步驟三、提供現實的緩衝區,以反應等待狀態–讓流程的欄位盡量符合實際的工作流程。

步驟四、加入多工(WIP: 半成品)限額 –為實際上的工作量設定限制數量。

步驟五、啟動拉動系統 Pull System –只又在前面流程有空間的時候 才可以拉入新的工作項目,稱之為拉動系統。

步驟六、每日解讀,持續改善–必須持續對看板系統進行檢討與改善,才會持續維持在高效能狀態。

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步驟一、排序你的 To do list。

把自己的日常工作用to do list 陳列出來,然後依照優先順序由上往下排列。切記;沒有必要一口氣把整個星期的工作都排好,因為那樣作就太不切實際了,要熟悉如何去應付變化才是生存之道,生活會因為你的高適應性而顯現得更美好,你周遭的人也會更快樂。這樣的思維方式就稱之為敏捷Agile。

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這個 To-do 稍稍大了些

步驟二、加入狀態欄,形成基本看板牆。

基本的看板具有三個欄位: 代辦事項、進行中及完成。這三個欄位是用來充分反映準備衝刺時的人性面。這好比我們跑百米時的「各就各位-預備-鳴槍」。人性面所指的是我們足夠預備好做好衝刺的準備。

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基本的看板具有三個欄位: 代辦事項、進行中及完成

步驟三、提供現實的緩衝區,以反應等待狀態。

在真實的世界裡,即使整個案子就是你一個人,等待還是難以避免的現象。而處理這種無法控制的現象,則是設法在看板上留下明顯的痕跡(例如:起始的時間),讓我們可以較清楚的知道狀態。此時規劃緩衝區是一個好選擇。可以讓我們一目了然作業的狀態。

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緩衝區讓我們知道工作已經完成,正在等待拉動的行為

步驟四、加入多工(WIP: 半成品)限額。

眾所皆知,同時做好幾件事會造成效率的下降,尤其在交換工作的時候,不但會浪費時間,還容易產生錯誤。但是做人就是這樣,單工作業是理想的狀態。所以我們必須做(1) 有意義的多工(對產能有實質幫助,而不是只增加了半成品量)。 (2) 合理的多工(只在必要的時候做多工作業)。所以我們在欄位上設定限制半成品的數目,強制規定可以獲得最佳產出的半成品WIP限額。(請參考利特爾法則 Little’s law)

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設定限制半成品的數目

另類的多工顯示:

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在泳道上顯示正在工作的專案,可以清楚知道專案的狀態

步驟五、啟動拉動系統。

看板系統遠遠勝過To do list的地方就在它是動態的,他以工作流程的方式將系統的行為顯示出來,而拉動的方式則是由左到右進行,只有在前方的欄位有空見時,才允許拉動新的工作來做。我們稱這種行為為拉動系統。它有別於一般直接指派工作的推動(Push)系統,可以具有即時性的半成品特性。

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步驟六、每日解讀,持續改善

即時改善是拉動系統的一大特色。當你嘗試對看板進行調整的時候,各種工作狀態會一一反應在看板上面。這個時候你便可以透過解讀狀態,在作改善的措施來加強膩的工作效能。

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阻塞的現象

3. 結語

你一定會困惑,看到看板上的種種現象後,該如何來應對呢? 答案是: 請依據精實軟體開發的七大原則,來做決策。

  1. 消除浪費 Eliminate waste

  2. 增強學習 Amplify learning

  3. 盡量延持決策 Decide as late as possible

  4. 盡快交付 Deliver as fast as possible

  5. 授權團隊 Empower the team

  6. 崁入完整性 Build integrity in

  7. 著眼整體 See the whole

Written by ruddyllee

2015 年 02 月 04 日 於 23:09:52

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