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看板方法第一個基本原則 : 從既有的流程開始 Start with existing process

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看板方法能夠迅速崛起的最大要素,可能要歸功於這個第一原則了。

從既有的流程開始  Start with existing process

這個原則的目的是: 透過優化現有的過程來驅動改革。但這樣做就能保證會成功了嗎? 下面是實際做的時候的致勝訣竅。

※ 我們用一個例子來做說明。

首先假設你正在準備一場演講,這是一個50分鐘的演示,而你想在5鐘內就能迅速擄獲觀眾傾聽的心靈,請問要如何開始呢?

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訣竅是從「認同」開始

你必須先取得聽眾的認同。OK! 5分鐘過了,你怎麼知道已經取得觀眾的認同了呢? 對演講而言,聽眾的眼神跟頻繁的點頭可能是最基礎的認同了,演講者在侃侃說明主題的時候就可以很容易的觀察到聽眾的反應,觀眾的眼神跟點頭正是告訴講者你得到基礎的認同了。(一種公認最佳、最快速取得聽眾認同的演講內容,便是講故事: 一個3分鐘的故事,可能是取得觀眾認同最快的方法。)

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是講者也是聽眾

接著呢? 試著讓自己由主觀的第一人稱的演講者,走向客觀與聽眾成為相同的第三人稱。

讓聽眾感受到你跟他們站在同一陣線上,而你的任務是來協助他們盡快理解這個主題。協助與理解」是這個階段的主要目的。當聽眾意識到演講者是來協助自己理解這個主題時,戒心與防線就會大大的降低下來,所謂的"喝倒采"與"不以為然"的表情也會消失殆盡,你會發覺講者與聽眾已經站在同一陣線上了(當你聽見台下聽眾不經意地發出一些認同的聲音,例如:喔~原來如此! 便是了)。

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愉快的共同合作與改善

然後呢? 用聽眾的掌聲來確定你們合作的默契,並盡可能讓聽眾吸收到最重要的資訊,這便是講者最後的責任了,就是繼續努力的改善聽眾的接受度。你的多一分努力聽者可以清楚的感覺到學習的愉悅,這就是了。(與主題有關的笑話可能是快速得到愉悅學習的最佳方法。)

這個例子跟第一個原則有甚麼關係呢?

上面的例子演示了成功演講的三部曲:

  • 取得認同。

  • 同一陣線的相互協助、增強理解。

  • 愉快的共同合作、持續改善學習效果。

「從既有的流程開始」,代表的是由認同走到協助與理解。先用肯定的方式:  認同既有的工作流程就是對原來團隊的付出予以肯定。肯定對方的貢獻可以降低在角色上的對立關係。 有了認同跟肯定再進一步才能夠產生合作與改善的關係,也就是不分你我大家一起來從事改革的工作。接著要讓團隊看得到可以改進的地方,並願意主動去從事改善的工作。就是這樣的過程讓大家很容易的去接受看板方法,進而能在阻力最小的情況下實施改革。

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說穿了訣竅就是 Understanding。 當聽眾與演講者之間沒有間隙,當開發團隊與改革者之間站在同一陣線,接下來才有可能同心協力一起追求持續改善了。

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(參考: Kanban from the Inside,Understanding很難只用一個字來翻譯它: 理解,懂得,熟知,通曉,獲知或是 諒解 )

Written by ruddyllee

2014 年 11 月 19 日 於 12:36:45

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