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Emergent Design 演化設計

何謂看板方法 What is the Kanban Method?

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一般談看板方法,當然從它簡潔的使用原則開始講起(就是下面的四個基本原則及六個實務。從前只有三個原則,真是越加越多,越來越充實了),但這裡我想跳過去,直接從自己使用看板的經驗說起(記錄創意的看板):

四個基本原則(Foundational Principles):

原則1 : 從既有的流程開始 (Start with existing process)
原則2 : 同意繼續增量,漸進的變化 (Agree to pursue incremental, evolutionary change)
原則3 : 尊重當前的流程、角色、職責和頭銜 (Respect the current process, roles, responsibilities and titles)
原則4 : 鼓勵各級六個實務的領導行為 (Leadership at all levels)

六個實務(Core Practices):

步驟1 : 視覺化
步驟2:限制WIP數量
步驟3:管理工作流
步驟4 : 讓規則明確
步驟5 : 落實回饋循環
步驟6 : 由協作改善,經實驗演進

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創意看板 Creative Kanban

(名字很棒,其實不過就是一些突然想到的 idea 趕緊把它記下來而已,談不上創意的…,取這樣的名稱只是純粹想自己鼓勵一下而已,但話說回來;命名得好壞確實是可以讓人更有感覺的)

create kanban_1

這是我偶而會用到的"創意看板",它記載著我偶爾會出現的創意及執行

記載著創意及執行的看板

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先來談談我的創意看板。上面的看板可以拿來記錄突然想到的一些個想法(idea)和這些想法被執行後的結果。基本上是二個大的步驟: 想法執行。然後在大的步驟之下,個別又再區分成三個較小的步驟(Column, 垂直欄位)。他們的目的是實現所謂的執行三步驟 Ready- In progress- Done(多做幾次不同的看板之後你就會知道,它跟賽跑一樣的,就是: “各就各位-預備-鳴槍",目的是希望一切能夠按部就班而已,但看起來就自然會有「排隊理論」的味道,是的這是一個可以變化的地方,有機會再來深入探討),看板的運作,習慣上是由左而右由上而下的流動,但這不是絕對的。而審視看板則經常是由右而左的倒推回來,因為這樣容易快一點看到流程的瓶頸點。

各位看倌一看便知道,上面的看板圖形告訴我們: 想法太多而執行太少(第一個欄位擠得滿滿的),哈哈! 這就是看板最有趣的地方,經過視覺化以後就很容易看到問題? 我在製做時只是按照正常的做法,用一個垂直欄把 idea 先收集起來,然後"我想要做了“就拉一工作過來,等到"應該要做了“就再往前搬一格,有空了: 把"應該要做了“的工作拉一個進來準備開工。但設計雖然是這樣,等到真正執行起來,就可以發現:

(1) 會發覺idea一堆,實際上做的太少了,進度不佳。

(2) 新的idea 好像擁有特權,總是能先被執行到。反過來說;有一些想法一直被放在"有一個想法“的欄位,始終不會被拿出來。

上面這二個現象會讓你很想新增一個功能,就是直接把第一個垂直欄位的部份工作事項直接移除的功能。或是想加一道門檻來限制idea的進入。正確的做法是:

1.  將 idea 排列優先順序。

2. 降低 idea 的半成品數(WIP: Work-In-Process)限制,將20向下調整,或許10是一個不錯的數目。

好了,經過分析後我們進行調整,這樣子就可以正常使用這個看板了嗎? 是的,讓他正常工作,我們接著應該是持續觀察它,一旦覺得有可能出現問題時再來做調整就好了,這是看板和所有的敏捷方法共同的特性,就是"持續改進"。話說;那些半成品的數字是可以進一步視狀態來再作改善的,目的只有一個,就是"讓產出最大化“。

經過上面的創意看板所累積下來的經驗,看上去是在執行個人化的看板運作,但實質上跟團隊在做開發工作時,也會常常出現同樣的現象。我們總是在專案開始之初陳列了太多的功能(還記得大部分應用程式有佔據百分之四十的功能是從來沒有人去使用的嗎? 例如: word的排版功能),這跟我們陳列在第一個欄位內的那麼多的待辦工作項目是一樣的。這個看板調整的經驗也可以作為團隊在運用看板上的經驗。請注意;執行看板方法一定要有走完整個看板流程的習慣,否則你可能會有在流程上始終遺漏了些甚麼的失誤?

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完成欄位為何也有半成品WIP的限制呢?

原因很簡單;完成欄位是用來置放做完的工作項目的。但都做完了為何還要放在那裏呢? 目的是為了檢討與回顧啊! 希望能透過檢討與回顧讓我們真正吸取到經驗,有了經驗下一次就能做得更好。但人類是有惰性的,你會懶得做這個、懶得做那個,尤其是要你檢討自己做得不好的地方,那就更容易偷懶了。因此要需要「約束」(約束Constraint,早期的看板方法,他的理論依據就來自約束理論Theory of Constraints,TOC,看板方法之父 David J. Anderson 對它有著特別的迷戀,它是管理學上的概念,在實作上稱為五步聚焦法Five Focusing Steps也很有效,你會喜歡的)。那個數字(wip=6)是用來約束你不能再拖延了,趕緊做一個檢討的動作,做完了就可堂堂正正的把完成欄位清除掉了(清除完成欄位,這是人生一大快樂的事,好像放下心頭的一塊石頭一般,很舒服也很有成就感的)。

經驗就是經驗,它是實戰後的收穫。但經驗就一定是對的嗎?

當然不是。同樣的事情很少會有發生在完全相同的環境因素之下的(電影是一個特例:Source Code、Edge of Tomorrow、…,那是娛樂)。所以在不同的環境因素下,經驗應該只能拿來做為參考使用的,也就是說僅供參考而已。經驗真正帶給我們的是「觀察力」,在事件經歷過後,我們要的是透過更敏銳的觀察力來處理事情,並製造下一個經驗,然後累計起來。

( 別擔心我會跳過上面的四個基本原則及六個實務不講了。不會的… )

Written by ruddyllee

2014 年 10 月 08 日 於 11:40:04

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