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番茄工作法就好像小而實在的 Scrum

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The Pomodoro Technique – Scrum in the small

番茄工作法就好像小而實在的Scrum

 IT部門如何克服中斷太多沒時間開發專案的問題呢?

世事變化實在太快,市場的起伏不斷牽動著技術的起落,造成大家都在喊著時間不夠用。技術單位;尤其是IT部門,手頭維護的工作都忙不過來了,還要時時留意應該吸收那些新技術,擔心自己負責的開發專案沒進度(總要時時力爭上游才好保住飯碗),哪來的時間啊!?

這個時候你需要的是「時間管理」,因為與其向老闆或主管去爭取更多的自主時間,還不如善用自身的時間,想辦法提升自己的效能。介紹一種再簡單不過的時間管理法給已經在用 Scrum的團隊 ──番茄工作法(The Pomodoro Technique,這是意大利文的番茄),貫徹它你可以提升自我對時間的有效運用,進而影響到整個Scrum團隊的效能,怎麼做呢?! 就從在25分鐘內極度的集中精神開始(其實番茄工作法這個名稱的由來是在廚房裡找到番茄計時器來計時的典故,現在大家都採用電腦裡的程式在計時了,不過還是喜歡把它畫成番茄的樣子)。

番茄工作法: 是一種時間管理理論

目的在讓使用者集中聚焦 on focus,善用人類的特性創造新知,從而事半功倍地完成專案工作。步驟很簡單。以一項需要一天時間的專案為例,將你的時間預算分割成小的時間段,不斷累加,然後階段性的休息。比如,你工作25分鐘休息五分鐘。

每25分鐘的工作時間就被稱為一個“pomodoro”。原創者Francesco Cirillo用了一個類似蕃茄的廚房計時器作為個人計時器,接著就以其命名了這個理論。

4 個 pomodoros之後(相當於工作了100分鐘休息了15分鐘),你就可以來一個較長的休息15-30分鐘。

每完成一個pomodoro,在你的工作進程中標記X並且記下每25分鐘你想罷工不幹或者另從其他的衝動次數。

番茄工作法就好像小而實在的Scrum

● Scrum將專案分成多個 Sprint的週期,Sprint開始時做Product backlog的planning meeting,結束時做review meeting,其中每天都要做 Standup meeting。

○ 番茄工作法的週期則為一日,工作流程由五個階段構成,分別是在一日的開始時先做《計劃》,而在一日的結束時進行《紀錄、分析、可視覺化的處裡》,在一日的開始及結束中間則不斷的進行《追蹤》的動作。

● Scrum 讓成員自主;自行選取每天要處裡的backlog事項。

○ 番茄工作法則將工作事項列表(Task list),讓成員能夠在25分鐘內集中精神,全神貫注的依序來解決這些工作事項。

● Scrum 比喻開發工作為馬拉松式的長跑,要均勻配速才能持久(加班不能解決問題)。

○ 番茄工作法則每進行一個25分鐘就要休息5分鐘,稱它為一個番茄時間。每進行四個番茄時間就要做一次較長的休息(15~30分鐘),目的在減少舒緩全力集中精神工作後的壓力(能夠集中精神才有效率,冗長工時但效率不彰是負面的效益)。
好處 】 —  頻繁的休息可以保持大腦清醒和關注。
據Pomodoro的官方網站稱,這個方法很容易使用並且效果卓著。“你可能會在一兩天的工作或學習中感受到效果,但是真諦在於堅持七至二十天”。

如果你有許多繁雜的事情要做,用蕃茄工作法絕對要比你緊盯著時間計畫表要快得多。看著計時器中迅速減少的時間會促使你儘快完成手頭的工作,而將任務分攤到2-3個pomodoros來完成時會讓你時刻保持清醒和新鮮感。你可以利用持續的pomodoros完成工作,並且儘量減少拖延。漸漸地,你會遵循 “蕃茄時間” 來工作,更好地掌握工作負荷。

很多人愛用嗎?】

著名的”煙硝中的Scrum和XP” 作者Henrik Kniberg也是他的擁護者。

蘋果非官方Blog的Steven Sande是Pomodoro的忠實支持者。並且編撰了一套與蘋果相容的Pomodoro工具。在他還未使用pomodoro之前,他說道:“有時我根本就不知道如何規劃我一天的時間,因為我這也做一點那也弄一些,結果什麼都沒有完成。”

另一位pomodoro的擁護者是華爾街日報的Sue Shellenbarger。Shellenbarger試用了Pomodors和其他一些類似的時間管理法, 然後總結到:“這種方法會平緩因時間流逝而產生的焦慮,同時效率也更高;舉個例子,間斷性的休息,使精力充沛的我只花了一半的時間去核實一個專欄。”

相輔相成

就SCRUM的精神而言,番茄工作法正好拿來教導個人如何善用自己的時間,並透過有效的提升個人的效率,影響到團隊的效能。

在執行SCRUM的專案開發時,你是否覺得時間始終不夠用, interrupt 實在太多,每日的實質工時始終停留在 2~3小時之間(也就是Burn down 圖的指數維持在50% 以下),這個時候身為Scrum master的你我正是祭出番茄工作法的好時機了。

你還在等甚麼? 現在就去下載Pomodoro工作法的小工具,開始你的時間管理之旅吧!

參考:

  1. 番茄工作法,Francesco Cirillo的中文版  http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique-CHN_v1-3.pdf
  2. Pomodoro Technique Illustrated番茄工作法圖解    http://book.douban.com/subject/4199701/
  3. Pomodoro 工作法小工具http://playpcesor.blogspot.com/2010/01/keep-focused-25-pomodoro.html

Written by ruddyllee

2011 年 12 月 13 日 於 16:11:42

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2 回應

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  1. 請問 Ruddy 老師,有些程式功能似乎在規劃時就知道沒法在 一個番茄時間(25分鐘)完成,
    那又該如何處理?是使用兩個番茄或是更多番茄下去估計?

    小飛

    2013 年 10 月 16 日 at 23:02:29

    • 各式各樣的工作,總有小於或大於25分鐘的份量。當大於時就用幾個番茄鐘的時段來完成他。重點不在於是否調整25分鐘讓它變長或變短來適應工作長短,重點在於能否集中注意力去完成它。

      番茄工作法與Scrum 與 XP等敏捷方法類似,但他更關注於微觀的層面。相當於一個人的團隊在執行一個為期25分鐘的反覆開發週期。最大的差別在使用敏捷方法時,生產率是指每個反覆開發週期能夠完成幾個故事點。而使用番茄工作法則是每天完成了幾個番茄鐘。要完成大量工作,
      重點不在完成的工作上,而在於能否集中注意力。

      ruddyllee

      2013 年 10 月 17 日 at 00:09:04


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